Publicado 22 de septiembre de 2026 · Fabio Castro Forero

Modelo de respuesta a citación de autoridad administrativa

¿Le llegó un requerimiento y no un pliego de cargos? Responder incompleto abre multa de hasta cien salarios mínimos (art. 51). Modelo sección por sección.

Category Administrative Sanctioning Law Published 22 de septiembre de 2026 Author Fabio Castro Forero

Administrative Sanctioning Law

Antes de responder

Revise sus plazos antes de responder. Cada etapa del procedimiento sancionatorio tiene un término propio. Ordene documentos y fechas antes de escribir a la autoridad.

Antes de que exista un pliego de cargos, la autoridad suele enviar una comunicación o un requerimiento de información. Responderlo bien importa por dos razones: lo que usted diga ahí queda en el expediente, y no responder a tiempo abre una multa autónoma de hasta cien salarios mínimos. Este modelo cubre esa etapa previa.

Identifique qué le llegó

Document	What it is	Qué exige	Statute
Comunicación de méritos	La autoridad le avisa que encontró méritos para adelantar el procedimiento	No abre plazo de descargos; conviene responder y ordenar la prueba propia	Art. 47
Requerimiento de información	Le piden documentos o explicaciones	Responder completo y en término, o se abre la actuación por renuencia	Art. 51
Citación a diligencia o visita	Le convocan a una actuación específica	Asistir o justificar, y dejar constancia de lo entregado	Régimen especial
Formulación de cargos	Apertura formal del procedimiento	Descargos en 15 días. No se recurre, se contesta	Art. 47

La distinción no es formal. Si lo que recibió es una comunicación de méritos o un requerimiento, todavía no hay cargos formulados y por tanto no corre el plazo de quince días, que el artículo 47 del CPACA cuenta desde la notificación de la formulación de cargos. Lo que sí puede estar corriendo es el término que la autoridad le fijó para entregar información.

El riesgo de no responder, o de responder mal

El artículo 51 del CPACA sanciona a quien «se rehúse a presentar los informes o documentos requeridos en el curso de las investigaciones administrativas, los oculten, impidan o no autoricen el acceso a sus archivos… o remitan la información solicitada con errores significativos o en forma incompleta», con multa hasta de cien salarios mínimos mensuales legales vigentes, y admite multas sucesivas.

Tres reglas del mismo artículo que conviene tener presentes:

La sanción se impone mediante resolución motivada, previo traslado de la solicitud de explicaciones, con diez días para presentarlas.
Esa resolución debe expedirse y notificarse dentro de los dos meses siguientes al vencimiento de ese término, y contra ella procede reposición en los cinco días siguientes a la notificación.
El parágrafo es explícito: esta actuación no suspende ni interrumpe el procedimiento sancionatorio principal.

Es decir: responder tarde o de forma incompleta abre un segundo frente que corre en paralelo y no mejora en nada su posición en el expediente principal.

El modelo, sección por sección

Encabezado

Señor(a)
[NOMBRE DEL FUNCIONARIO]
[DEPENDENCIA]
[ENTIDAD]
E. S. D.

Referencia: Respuesta a [oficio / requerimiento / comunicación] No. [___] of the [fecha], recibido el [fecha de recibo].
Radicado / expediente: [número]

Consignar la fecha de recibo, y no solo la del oficio, deja constancia de desde cuándo cuenta el término que le dieron.

Identificación

[NOMBRE], identificado(a) con [documento], obrando en calidad de [representante legal de ___ / apoderado], con dirección para notificaciones en [dirección] y correo electrónico [correo], doy respuesta oportuna al requerimiento de la referencia.

Respuesta punto por punto

I. RESPUESTA A LO REQUERIDO

1. Sobre [el punto 1 del requerimiento, transcrito]: [respuesta concreta]. Se anexa [documento], identificado como Anexo 1.

2. Sobre [el punto 2]: [respuesta]. Se anexa [documento], Anexo 2.

Responda cada punto por separado y en el mismo orden en que se lo pidieron, transcribiendo lo requerido antes de contestar. Esa estructura es la que después permite demostrar que la respuesta fue completa, y evita que un punto quede sin atender por descuido de redacción.

Si no tiene un documento, dígalo — no lo omitaGuardar silencio sobre un punto es lo que el artículo 51 trata como respuesta «incompleta». Si un documento no existe, se extravió o corresponde a un tercero, conviene decirlo expresamente, explicar por qué y ofrecer lo equivalente. Una respuesta que explica una ausencia es distinta de una que la ignora.

Aclaraciones y contexto

II. PRECISIONES

Sin perjuicio de lo anterior, y para efectos de la debida comprensión de los hechos, me permito precisar que [contexto relevante: normativa aplicable, actuaciones previas ante la misma entidad, correcciones ya adoptadas].

Esta sección es la que suele marcar la diferencia. Aquí se aporta lo que acredita diligencia —políticas, controles, capacitaciones, correcciones adoptadas— que es el criterio del numeral 6 del artículo 50 y el que más se deja sin trabajar cuando después llega el pliego.

Anexos y cierre

III. ANEXOS

1. [Documento] — [folios]
2. [Documento] — [folios]
3. Certificado de existencia y representación legal.
4. Poder, si actúa apoderado.

Atentamente,

[Firma]
[Nombre] — [C.C. / T.P.]

Relacione los anexos con folios. Ese detalle permite después señalar exactamente qué aportó y en qué parte del expediente quedó.

Aportar la prueba y que la autoridad no la mire es un vicio alegableLa UGPP sancionó por omisión en la afiliación al sistema de seguridad social. El investigado aportó certificados que acreditaban su afiliación a la EPS Sanitas desde 2011, y la propia UGPP había reconocido en el requerimiento su afiliación al fondo de pensiones Porvenir desde 2006. El Consejo de Estado constató que «la entidad demandada no efectuó pronunciamiento alguno respecto a esas pruebas, a pesar de que incidían directamente en la decisión de imponer la mencionada sanción», declaró la falsa motivación en ese punto y levantó la sanción por omisión en la afiliación a salud y pensión. Por eso importa que quede escrito qué entregó, cuándo y en qué folio: si después la entidad guarda silencio sobre ello, ese silencio es lo que se alega. (Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 3 de agosto de 2023, rad. 25000-23-37-000-2018-00707-01 (26724). La providencia no identifica Consejero Ponente.) Official text.

Qué no conviene hacer en esta etapa

Entregar más de lo pedido. El expediente se construye con lo que usted aporta. Responda lo requerido, completo y sin ampliar el objeto.
Calificar jurídicamente su propia conducta. Todavía no hay cargos formulados; el reconocimiento expreso de la infracción, que el artículo 50 del CPACA valora como criterio de graduación cuando se produce antes del decreto de pruebas, es una decisión que conviene tomar con los cargos a la vista.
Dejar la respuesta sin radicar. La constancia con fecha es lo que acredita que respondió en término.
Confundir esta respuesta con los descargos. Son actos distintos. Si después le formulan cargos, tendrá quince días para contestar y esa es la oportunidad de solicitar pruebas.

Y mientras tanto, cuente la caducidad

Que exista un requerimiento no significa que la facultad sancionatoria esté a salvo. El artículo 52 fija la caducidad en three years desde la ocurrencia del hecho, dentro de los cuales el acto que impone la sanción debe estar expedido y notificado. Anote la fecha de los hechos desde ahora: es el dato que después decide si el proceso puede terminar en multa.

Verifique el régimen antes de contar cualquier plazoSi quien lo investiga es una contraloría, los términos son los del procedimiento sancionatorio fiscal de la Ley 2080 de 2021, más cortos que los generales. Si es una autoridad con estatuto propio, revise si fija plazos distintos para responder requerimientos.

Laws and case law cited

Ley 1437 de 2011 (CPACA), artículos 47, 50, 51 y 52 — Comunicación de méritos y formulación de cargos; criterios de graduación de la sanción; sanción por renuencia a suministrar información con multa hasta de cien salarios mínimos y multas sucesivas; y caducidad de la facultad sancionatoria. Source
Ley 2080 de 2021, artículos 3 a 7 — Términos propios del procedimiento administrativo sancionatorio fiscal. Source
Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 3 de agosto de 2023, rad. 25000-23-37-000-2018-00707-01 (26724) — Configuró falsa motivación cuando la autoridad no se pronunció sobre las pruebas aportadas por el investigado. Source

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Frequently asked questions

¿Cómo sé si lo que me llegó ya es un pliego de cargos?

La formulación de cargos es la apertura formal del procedimiento y abre quince días para descargos, conforme al artículo 47. La comunicación de méritos solo le avisa que la autoridad encontró méritos para adelantar el procedimiento y no abre ese plazo. El requerimiento de información le pide documentos o explicaciones y se rige por el artículo 51.

¿Ya está corriendo el plazo de quince días?

No, si lo que recibió es una comunicación de méritos o un requerimiento. Todavía no hay cargos formulados y por tanto no corre el plazo de quince días. Lo que sí puede estar corriendo es el término que la autoridad le fijó para entregar información.

¿Puedo recurrir la formulación de cargos?

No se recurre, se contesta. Si le formulan cargos, tendrá quince días para responder y esa es la oportunidad de solicitar pruebas. La respuesta a un requerimiento previo y los descargos son actos distintos.