Documentos para responder un pliego de cargos administrativo

Tiene quince días hábiles desde la notificación y el escrito de descargos es, además, la oportunidad procesal que el artículo 47 del CPACA prevé para solicitar o aportar pruebas antes de la decisión. Esta lista organiza qué reunir, en qué orden y qué revisar antes de redactar, para que el plazo no se le vaya buscando documentos.

Lo primero, antes de reunir nada

Tres verificaciones que toman minutos y pueden cambiar toda la estrategia:

1. La fecha de notificación, no la del acto. Los quince días del artículo 47 corren desde que le notificaron personalmente la formulación de cargos y son hábiles: el CPACA no lo dice, pero el artículo 62 de la Ley 4ª de 1913 suprime los feriados y de vacantes de los plazos de días fijados en la ley, salvo que se exprese lo contrario.
2. Qué régimen le aplica. Si quien lo investiga es una contraloría, el plazo no es de quince días sino de cinco, por el parágrafo 2 del artículo 47 adicionado por la Ley 2080 de 2021. Si es una autoridad con estatuto propio, verifique si fija términos distintos.
3. La fecha en que ocurrieron los hechos. Si pasaron más de tres años y el acto sancionatorio aún no se ha expedido y notificado, la facultad sancionatoria pudo haber caducado (artículo 52).

El expediente administrativo

Pida copia completa antes de redactar. Sin el expediente se responde a ciegas.

• The formulación de cargos con su constancia de notificación.
• The auto de apertura y todo lo que lo precedió: quejas, informes de visita, actas.
• The requerimientos de información que le hayan hecho y las respuestas que dio.
• The pruebas que la autoridad ya recaudó, incluidas las que le son favorables.
• Constancias de notificación de cada acto del expediente.

Documentos que acreditan diligencia

El numeral 6 del artículo 50 incluye entre los criterios de graduación el «grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normas legales pertinentes». Es el criterio que más se deja sin trabajar, y casi toda organización ya tiene con qué acreditarlo:

• Políticas y manuales internos vigentes a la fecha de los hechos, con constancia de aprobación.
• Registros de capacitación: listas de asistencia, contenidos, fechas.
• Controles y auditorías internas o externas, con sus informes y planes de acción.
• Correos e instrucciones que muestren que se advirtió, se corrigió o se supervisó.
• Contratos y cláusulas que trasladaban el deber a un tercero, si es el caso.
• Evidencia de corrección: qué se hizo al detectar el problema y cuándo.

Documentos sobre los hechos imputados

Aquí la regla es una: por cada hecho del pliego, un documento que lo desvirtúe, lo matice o lo contextualice.

• Soportes contables o técnicos del período investigado.
• Certificaciones de terceros —entidades, proveedores, operadores— que acrediten cumplimiento.
• Registros, licencias, permisos o inscripciones vigentes en la fecha de los hechos.
• Comunicaciones con la propia autoridad anteriores a la investigación.
• Peritajes o conceptos técnicos, cuando la imputación tiene componente especializado.

Las pruebas que debe solicitar

Esta es la parte del escrito que más se descuida. El artículo 47 sitúa la solicitud de pruebas dentro del mismo escrito de descargos. Quien contesta sin pedirlas llega al período probatorio sin nada que practicar.

Cada solicitud debe indicar qué hecho pretende probar. El mismo artículo 47 advierte que se rechazarán de manera motivada las pruebas inconducentes, impertinentes y superfluas, y que no se atenderán las practicadas ilegalmente.

Documentos de la propia organización

• Certificado de existencia y representación legal vigente.
• Poder conferido al abogado. Solo los abogados en ejercicio pueden actuar como apoderados, regla que el CPACA enuncia expresamente para los recursos (artículo 77).
• Government-issued ID del representante legal.
• Financial statements del período, si la sanción puede graduarse por capacidad económica o por beneficio obtenido.

Qué NO conviene hacer

• Dejar sin responder un requerimiento de información mientras prepara los descargos. El artículo 51 sanciona la renuencia con multa de hasta cien salarios mínimos, admite multas sucesivas, y esa actuación no suspende ni interrumpe el proceso principal.
• Entregar más de lo pedido. Responda lo requerido; el expediente se construye con lo que usted aporta.
• Reconocer la infracción sin evaluarlo. El numeral 8 del artículo 50 lo admite como criterio de atenuación, pero exige que sea antes del decreto de pruebas. Es una decisión estratégica, no un gesto de buena voluntad.
• Presentar el escrito sin constancia de radicación. La fecha de presentación es la que acredita que respondió en término.

Lista final de verificación

1. Fecha de notificación identificada y plazo contado.
2. Régimen aplicable confirmado (general o fiscal).
3. Copia completa del expediente solicitada y recibida.
4. Cada hecho del pliego respondido de forma individual.
5. Documentos de diligencia reunidos y referidos en el escrito.
6. Pruebas solicitadas, cada una con el hecho que pretende probar.
7. Poder y certificado de existencia y representación anexos.
8. Escrito radicado con constancia, dentro del término.

Laws and case law cited

• Ley 1437 de 2011 (CPACA), artículos 47, 50, 51 y 52 — Formulación de cargos y término de descargos con solicitud de pruebas; criterios de graduación de la sanción; renuencia a suministrar información; y caducidad de la facultad sancionatoria. Source
• Ley 2080 de 2021, artículo 3 — Adicionó el parágrafo 2 del artículo 47 del CPACA, que reduce a cinco días el término de descargos en los procedimientos sancionatorios fiscales. Source
• Corte Constitucional, Sentencia C-034 de 2014 — El rechazo de una prueba no es recurrible, pero no elimina el derecho a aportar y controvertir durante toda la actuación. Source
• Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 3 de agosto de 2023, rad. 25000-23-37-000-2018-00707-01 (26724) — Configuró falsa motivación cuando la autoridad no se pronunció sobre las pruebas aportadas por el investigado. Source