Sanción personal: oficial de cumplimiento, administradores y revisor fiscal

La pregunta que llega al despacho cuando la Superintendencia de Sociedades abre una investigación por SAGRILAFT no es si la sociedad puede ser sancionada. Es quién más. El numeral 9.27 del Capítulo IX responde con nombres de cargo, no con una fórmula abierta: nombra al Sujeto Obligado, a sus Administradores, al Oficial de Cumplimiento y al Revisor Fiscal. Esa enumeración es a la vez la exposición y su contorno.

El texto que fija el perímetro

El numeral 9.27 dice, en su primer inciso:

«El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en el presente Capitulo, dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes al Sujeto Obligado, sus Administradores, el Oficial de Cumplimiento y Revisor Fiscal, de conformidad con lo establecido en el numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.»

Tres consecuencias se leen directamente del texto. La primera: la sanción a la persona natural no es un efecto colateral de la sanción a la sociedad, es una posibilidad propia y expresa. La segunda: la remisión al numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 significa que el marco es el de esa norma, que autoriza «imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos». La tercera: la lista no es indefinida. Fuera de esos cuatro sujetos, el Capítulo no habilita a la Superintendencia a sancionar a nadie más por su incumplimiento.

El propio numeral añade cómo se tasa: «de conformidad con el artículo 313 de la Ley 2294 de 2023, correspondiente al Plan Nacional de Desarrollo, la tasación de las sanciones en cabeza de esta Superintendencia se efectuará en UVBs (Unidad de Valor Básico), cuyo valor corresponderá a aquel vigente al momento de la imposición de la medida sancionatoria».

Oficial de cumplimiento: sus funciones son la medida

El numeral 9.9.5 encabeza el listado así: «Además de las funciones que se le asignen al Oficial de Cumplimiento en el Sistema de cada Sujeto Obligado, tanto el oficial de cumplimiento principal como suplente deberá cumplir, como mínimo, las siguientes». Ese listado es el que delimita el reproche. Lo que no está allí ni en el Sistema adoptado por la sociedad no es función del oficial.

Entre las quince funciones mínimas, varias generan evidencia documental y por eso son las que primero se verifican:

• Informe anual. «Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social», con evaluación individual de actividades, análisis de eficiencia y efectividad «con sus respectivas evidencias». El texto agrega que «el informe deberá estar disponible para eventuales requerimientos por parte de la Superintendencia de Sociedades».
• Correctivos con periodicidad fija. Promover correctivos y actualizaciones «cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada dos (2) años», con propuestas y justificaciones «las que deberán constar en acta».
• Reportes a la UIAF. «Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes».
• Debida diligencia y archivo. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, y «velar por el adecuado archivo de los soportes documentales».
• Evaluar informes ajenos. Evaluar los informes de auditoría y del revisor fiscal, y adoptar «las medidas razonables frente a las deficiencias informadas». El mismo literal traza el límite: «Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, tendrá que poner estos asuntos en conocimiento de los órganos competentes para que decidan lo pertinente».

Ese último literal es, en la práctica, la línea de defensa mejor documentable del oficial: cuando la decisión excede su competencia, su deber es escalarla. Acreditado el escalamiento, el reproche se desplaza al órgano que decidió.

Quién puede serlo, y quién no

Los requisitos del numeral 9.9.2 y las prohibiciones del 9.9.3 delimitan quién puede ocupar el cargo. Designar a alguien que está en causal es, en sí mismo, un incumplimiento del Capítulo.

La separación estructural

La prohibición del literal c del numeral 9.9.3 es la más definitoria, porque no depende de la conducta sino del cargo:

«No pertenecer a los órganos de administración. En este sentido, no puede fungir como Oficial de Cumplimiento el legal representative, ninguno de los miembros de junta directiva, así como tampoco los demás sujetos, quienes de acuerdo con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 tienen la calidad de administradores de la sociedad. Igualmente, no podrá ocupar dicho cargo quienes ejecuten funciones similares o hagan sus veces en el Sujeto Obligado.»

La remisión al artículo 22 importa porque ese artículo define la calidad de administrador de forma funcional: «Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones». La prohibición, por tanto, alcanza también a quien ejerce funciones de administración aunque su cargo se llame de otro modo. A ello se suman dos causales más: «No podrá ser Oficial de Cumplimiento quien tenga la calidad de asociado del Sujeto Obligado», y tampoco «quien funja como revisor fiscal o auditor interno o externo del Sujeto Obligado o quien haga sus veces».

El numeral 9.13 lo reitera desde la lógica de los órganos de control: «debido a la diferencia de las funciones que corresponden al revisor fiscal, al representante legal y al Oficial de Cumplimiento, no se deberá designar al revisor fiscal o al representante legal como Oficial de Cumplimiento».

La designación y la salida también se comunican

El numeral 9.9.4 fija plazos concretos, y los plazos son el tipo de exigencia que se verifica sin discusión probatoria:

• Informar la designación del principal y del suplente mediante el informe no financiero «dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados desde la fecha de la reunión del órgano en la cual sea designado».
• En remoción, renuncia o falta absoluta, el oficial saliente «deberá remitir el informe no financiero a la Superintendencia de Sociedades antes de terminar su vinculación contractual». Si no fuere posible, lo presenta el representante legal. La fecha de corte es «el último día hábil en que desempeñó sus funciones».
• El oficial saliente «deberá solicitar a la UIAF la cancelación de su usuario en el SIREL».
• Ocurrida la desvinculación, el Sujeto Obligado cuenta con «treinta (30) días calendario improrrogables» para designar al nuevo oficial principal o suplente.
• Mientras tanto, «en caso de ausencia total del Oficial de Cumplimiento principal y suplente, y mientras sean nombrados, el Representante Legal asumirá de manera temporal las funciones y responsabilidades del Sistema de Administración del Riesgo».

Esa última regla traslada la exposición: durante la vacancia, lo exigible al oficial recae sobre el representante legal, que es administrador en los términos del artículo 22.

Administradores: la vara y la presunción

Para los administradores, el 9.27 no crea un régimen nuevo: los nombra y remite al artículo 86.3 de la Ley 222 de 1995. Lo que define su posición frente a la sanción es el estándar de conducta del artículo 23; la mecánica del artículo 24 regula otra cosa: la responsabilidad civil por los perjuicios que por dolo o culpa causen a la sociedad, a los socios o a terceros, no la multa administrativa del numeral 3 del artículo 86.

El artículo 23 fija la vara: los administradores «deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados». Y su numeral 2 enuncia el deber que enlaza directamente con este Capítulo: «Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias». El numeral 3 agrega otro pertinente: «Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal».

El artículo 24 establece la responsabilidad —«Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros»— y la presunción: «En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador».

Frente a esa presunción, el inciso segundo abre la exención:

«No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten.»

La condición final es la que decide los casos. Quien votó en contra de aplazar la actualización del Sistema y después firmó la decisión, la ejecutó. En materia de cumplimiento esa prueba se construye con las mismas actas que el Capítulo ya exige: el numeral 9.9.5 ordena que las propuestas de correctivos y actualizaciones del oficial «deberán constar en acta», y el 9.9.4 exige remitir «copia del extracto del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación». El expediente de defensa del administrador está, en buena medida, en documentos que la propia norma obliga a producir.

Revisor fiscal: lo que el 9.11 le asigna

El numeral 9.11 no inventa funciones. Empieza reconociendo que «las funciones de este órgano se encuentran expresamente señaladas en la ley, en particular en el artículo 207 del Código de Comercio, el cual señala, especialmente en su numeral 10, la relacionada con la obligación de reporte a la UIAF de las Operaciones Sospechosas, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores». Sobre esa base añade cargas concretas:

• Usuario en SIREL. «El revisor fiscal una vez inicie su designación deberá solicitar un usuario y contraseña en el SIREL administrado por la UIAF.»
• La reserva profesional no lo cubre. «Cuando en el curso de su trabajo un revisor fiscal descubre información que lleva a la sospecha de posibles actos de LA/FT/FP, tiene la obligación de remitir estas sospechas a la autoridad competente.» El texto recuerda además que los revisores fiscales están cobijados por el deber general de denuncia del artículo 67 del Código de Procedimiento Penal.
• Denuncia con plazo. El artículo 57 de la Ley 2195 de 2022 le impone denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas las conductas allí enumeradas que hubiere detectado en el ejercicio de su cargo. «Las denuncias correspondientes deberán presentarse dentro de los six (6) months siguientes al momento en que el revisor fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos. Para tales efectos, no será aplicable el régimen de secreto profesional que ampara a los revisores fiscales.»
• Opinión sobre el Sistema. En cumplimiento del parágrafo 4 del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, «el Revisor Fiscal deberá valorar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT/FP y C/ST, integrado con los componentes de transparencia y ética empresarial, y emitir una opinión sobre su existencia y funcionamiento».

Conviene separar lo obligatorio de lo sugerido. El Capítulo «sugiere» tener en cuenta las Normas Internacionales de Auditoría NIA 200, 240 y 250 y consultar la Guía de la Superintendencia; y «sugiere» que el revisor fiscal cuente con los conocimientos necesarios para la valoración del sistema. Una recomendación redactada como sugerencia no es la misma exigencia que un deber, y esa distinción es útil en descargos.

El límite de diez, y cuándo no aplica

El literal a del numeral 9.9.3 impone: «No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Sujetos Obligados». Y añade una carga doble para quien actúa en más de uno: el oficial «deberá certificar y poner en conocimiento en cualquier momento las circunstancias que puedan generar dudas sobre su independencia, la confidencialidad e imparcialidad con la que actúa», y «el órgano que lo designe deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúe como tal en Sujetos Obligados que compitan entre sí o que se encuentre inmerso en un conflicto de interés».

El literal b abre la excepción:

«El anterior límite no aplicará cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, pues en tal caso, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las sociedades que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de sociedades que lo conforme, siempre que cuente con la disponibilidad y capacidad para desarrollar sus funciones.»

La excepción tiene dos condiciones. Una externa y verificable: que exista grupo empresarial o situación de control declarada. Otra interna y sustantiva: disponibilidad y capacidad. La segunda no se acredita con el organigrama, sino con la evidencia de que las funciones del numeral 9.9.5 se cumplieron en cada sociedad del grupo. El mismo criterio aparece en el literal e del numeral 9.9.2, que admite que el oficial de la matriz sea el mismo «independientemente del número de Sujetos Obligados» que conformen el grupo.

Qué revisar antes de que llegue el requerimiento

1. Confirme la calidad y el período. Quién era administrador según el artículo 22, y quién era oficial principal y suplente, en cada fecha relevante.
2. Coteje la designación contra el 9.9.2 y el 9.9.3. Título, actualización de conocimientos cada tres años, año de experiencia, soporte de los estudios, domicilio en Colombia, y ausencia de las cinco causales.
3. Verifique los plazos del 9.9.4. Los quince días hábiles de la designación, el informe del saliente, los treinta días calendario improrrogables y la cancelación del usuario en SIREL.
4. Reúna la evidencia de las funciones del 9.9.5. Informe anual con evidencias, correctivos al menos cada dos años con constancia en acta, reportes a la UIAF, soportes de debida diligencia y archivo.
5. Localice los escalamientos. Las comunicaciones en las que el oficial puso asuntos en conocimiento de los órganos competentes, y la respuesta que recibieron.
6. Revise las actas: el desconocimiento o el voto en contra sin ejecución posterior exoneran de la responsabilidad civil del artículo 24 y, frente a la multa del artículo 86, sirven como prueba del grado de prudencia y diligencia del numeral 6 del artículo 50 del CPACA. Desconocimiento o voto en contra, y ausencia de ejecución posterior.
7. Documente la suficiencia de recursos. Las solicitudes del oficial y las decisiones del representante legal y de la junta sobre medios operativos, financieros, físicos y tecnológicos.
8. Si es grupo empresarial, acredite la declaración de la situación de control y la disponibilidad y capacidad efectivas por sociedad.

Laws and case law cited

• Superintendencia de Sociedades, Circular Externa 100-000020 del 2 de julio de 2026, Capítulo IX, numerales 9.9, 9.11, 9.13 y 9.27 — Numeral 9.9 y sus subnumerales: generalidades del Oficial de Cumplimiento y dependencia de la junta directiva o máximo órgano social; requisitos mínimos para la designación, incluidos título profesional, actualización de conocimientos cada tres años, experiencia mínima de un año, modalidades de acreditación con diplomados de mínimo noventa horas y domicilio en Colombia; prohibiciones, entre ellas el límite de diez Sujetos Obligados con su excepción para grupo empresarial o situación de control declarada, la prohibición de pertenecer a los órganos de administración, de ser asociado y de fungir como revisor fiscal o auditor; comunicación de designación y desvinculación con los plazos de quince días hábiles y treinta días calendario improrrogables y los documentos anexos; y las funciones mínimas del oficial principal y suplente. Numeral 9.11: funciones del revisor fiscal, con remisión al artículo 207 del Código de Comercio, el registro en SIREL, el deber de denuncia del artículo 57 de la Ley 2195 de 2022 dentro de los seis meses y la valoración del Sistema con emisión de opinión conforme al parágrafo 4 del artículo 9 de la misma ley. Numeral 9.13: incompatibilidades e inhabilidades de los diferentes órganos y la regla de no designar al revisor fiscal ni al representante legal como Oficial de Cumplimiento. Numeral 9.27: sanciones administrativas al Sujeto Obligado, sus Administradores, el Oficial de Cumplimiento y Revisor Fiscal, y tasación en UVB conforme al artículo 313 de la Ley 2294 de 2023.
• Ley 222 de 1995, artículos 22, 23 y 24 — Definición de administradores, que comprende al representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones; deberes de obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, con los siete deberes concretos, entre ellos velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias; y responsabilidad solidaria e ilimitada por dolo o culpa, con la exención para quienes no conocieron la acción u omisión o votaron en contra siempre y cuando no la ejecuten, y la presunción de culpa por incumplimiento o extralimitación de funciones y violación de la ley o los estatutos. Source
• Ley 222 de 1995, artículo 86, numeral 3 — Facultad de la Superintendencia de Sociedades de imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. Source