Terminación laboral por justa causa: cómo documentar pruebas antes de despedir
Para despedir por justa causa no basta tener molestia o sospecha. La empresa debe probar hechos, procedimiento y proporcionalidad antes de comunicar la decisión.
Laboral para empleadores
¿La empresa está por despedir con justa causa? Revise causal, prueba, descargos, estabilidad reforzada y comunicación antes de enviar la carta.Derecho Laboral
Terminación laboral por justa causa: cómo documentar pruebas antes de despedir
Antes de despedir con justa causa, la empresa debe identificar el hecho concreto, la causal aplicable del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), la prueba disponible, la oportunidad de defensa del trabajador y la proporcionalidad de la decisión. La carta de terminación debe ser la consecuencia del expediente, no el lugar donde se construye.
Despedir a un trabajador es una decisión jurídica, no solo gerencial. En Colombia, el empleador puede terminar el contrato sin pagar la indemnización prevista en el artículo 64 del CST únicamente cuando existe una causal de justa causa debidamente documentada. Si la causa existe pero la prueba no, el juez laboral puede declarar el despido injusto y ordenar el pago de la indemnización plena, más intereses moratorios del artículo 65 del CST, más eventuales condenas por vía de tutela en casos de estabilidad reforzada.
Esta guía está dirigida a empleadores, gerentes, directores de talento humano y representantes legales que necesitan ejecutar bien una terminación —no solo ejecutarla— para que no se convierta en un pasivo judicial.
En breveLa justa causa en Colombia nace del artículo 62 del CST: las causales son taxativas — si el hecho no encaja en una de las 15 causales listadas, no hay justa causa válida. El parágrafo del mismo artículo impone una regla fundamental: la empresa debe comunicar la causal en el momento del despido y no puede alegar después una causa distinta. Sin prueba previa, sin comunicación precisa de la causal y sin respetar las figuras de estabilidad reforzada (embarazo, discapacidad, fuero sindical), el despido es atacable, aunque el hecho haya ocurrido realmente.
Por qué la documentación es la diferencia entre ganar y perder
El sistema laboral colombiano no evalúa la intención del empleador; evalúa la prueba. Un juez laboral que revisa un despido por justa causa pregunta tres cosas: ¿existía la causal invocada?, ¿hay prueba de ella?, y ¿se respetó el procedimiento? Si la respuesta a cualquiera de las tres es negativa, la terminación puede convertirse en un despido injusto con todas sus consecuencias económicas.
El mayor error que cometen las empresas es escribir primero la carta y construir el expediente después. Esa secuencia invierte la lógica del derecho laboral: la carta debe redactarse cuando el expediente ya está completo, el hecho ya fue verificado, la causal ya fue identificada y el trabajador ya tuvo oportunidad de explicarse. Solo en ese punto la terminación está en condiciones de resistir un proceso judicial.
Qué diferencia esta guía de las dirigidas al trabajador
La mayoría del contenido disponible sobre terminación laboral habla desde la perspectiva del trabajador despedido. Esta guía habla desde la perspectiva del empleador que necesita terminar bien: reducir riesgo, ordenar evidencia y evitar que una mala salida se vuelva litigio o crisis interna. Esa intención comercial es distinta y exige una aproximación distinta.
La lista cerrada de causales
CST artículo 62: las causales de justa causa son taxativas
El artículo 62 del CST establece las causales de terminación unilateral por justa causa. La lista es cerrada y taxativa: si el hecho que motiva el despido no encaja en alguna de las 15 causales del literal A (terminación por parte del empleador), el juez no reconocerá la justa causa, aunque el comportamiento del trabajador haya sido perjudicial para la empresa. Usar una causa no listada equivale a despedir sin justa causa.
Las 15 causales del empleador (literal A, art. 62 CST)
| # | Causal | Descripción legal resumida |
|---|---|---|
| 1 | Engaño en certificados de admisión | Haber presentado certificados falsos para ser admitido o para obtener un provecho indebido. |
| 2 | Violencia o malos tratos en el lugar de trabajo | Todo acto de violencia, injuria, malos tratamientos o grave indisciplina en el trabajo, contra el empleador, su familia, el personal directivo o los compañeros. |
| 3 | Violencia o injuria fuera del servicio contra el empleador | Acto grave de violencia, injuria o malos tratamientos fuera del servicio, en contra del empleador, su familia o sus representantes y socios, jefes de taller, vigilantes o celadores. |
| 4 | Daño material o grave negligencia | Daño intencional a edificios, obras, maquinaria, materias primas o instrumentos relacionados con el trabajo; grave negligencia que ponga en peligro la seguridad de personas o cosas. |
| 5 | Acto inmoral o delictuoso | Acto inmoral o delictuoso cometido en el taller, establecimiento o lugar de trabajo o en el desempeño de las labores. |
| 6 | Violación grave de obligaciones o prohibiciones | Cualquier violación grave de los arts. 58 y 60 del CST, o falta grave calificada en pactos, convenciones, fallos arbitrales, contratos individuales o reglamentos. |
| 7 | Detención preventiva prolongada o arresto correccional | Detención preventiva por más de 30 días (a menos que sea absuelto), o arresto correccional que exceda 8 días, o menor si la causa justifica por sí misma la extinción. |
| 8 | Revelación de secretos | Revelar secretos técnicos o comerciales o dar a conocer asuntos reservados con perjuicio para la empresa. |
| 9 | Deficiente rendimiento no corregido | Rendimiento deficiente en relación con la capacidad del trabajador y con el promedio en labores análogas, cuando no se corrija en plazo razonable a pesar del requerimiento del empleador. |
| 10 | Inejecución sistemática de obligaciones | Sistemática inejecución, sin razones válidas, de las obligaciones convencionales o legales. |
| 11 | Vicios que perturban la disciplina | Todo vicio del trabajador que perturbe la disciplina del establecimiento. |
| 12 | Renuencia a medidas preventivas o curativas | Renuencia sistemática a aceptar medidas preventivas, profilácticas o curativas prescritas por el médico del empleador o por las autoridades. |
| 13 | Ineptitud para la labor | La ineptitud del trabajador para realizar la labor encomendada. |
| 14 | Reconocimiento de pensíon | El reconocimiento al trabajador de la pensíon de jubilación o invalidez estando al servicio de la empresa. |
| 15 | Enfermedad contagiosa o incapacidad prolongada | Enfermedad contagiosa o crónica no profesional, o cualquier enfermedad o lesión que incapacite por más de 180 días sin curación posible. (Atención: esta causal tiene restricciones importantes si hay nexo con origen laboral o si el trabajador está en situación de discapacidad.) |
Qué pasa si la empresa usa una causa no listada
Si el motivo real del despido no corresponde a ninguna de esas 15 causales, la empresa puede formular una carta de terminación pero el juez laboral, en un eventual proceso, declarará que no hubo justa causa y condenará al pago de la indemnización prevista en el artículo 64 del CST. En ese escenario, la carta mal redactada no ayuda al empleador; al contrario, puede revelar la ausencia de causa válida.
El parágrafo del artículo 62 agrega una regla procesal de gran importancia: "La parte que termina unilateralmente el contrato de trabajo debe manifestar a la otra, en el momento de la extinción, la causal o motivo de esa determinación. Posteriormente no pueden alegarse válidamente causales o motivos distintos." Esto significa que si la empresa despide sin carta o con una carta vaga, pierde el derecho a probar en juicio una causa que no comunicó al trabajador en el momento del despido.
Causales que exigen cuidado especial antes de actuar
Tres causales requieren una preparación documental más rigurosa antes de ejecutar el despido. La causal 9 (deficiente rendimiento) exige demostrar que el rendimiento del trabajador es inferior al promedio en labores análogas y que el empleador requirió al trabajador en un plazo razonable para que corrigiera, sin resultado. Sin ese requerimiento previo y documentado, la causal no se configura. La causal 6 (violación de obligaciones o reglamento) exige que el reglamento interno de trabajo o las políticas hayan sido conocidas y firmadas por el trabajador antes del hecho. Y la causal 15 (enfermedad prolongada) choca directamente con las normas de estabilidad reforzada por salud si la incapacidad tiene origen laboral o si el trabajador ha sido calificado con pérdida de capacidad laboral.
Cómo terminar con validez
El procedimiento: carta de terminación y comunicación de la causal
La terminación del contrato de trabajo por justa causa no es un trámite libre. Tiene una secuencia que debe seguirse para que el despido sea válido y resistente. La carta de terminación es el último paso, no el primero.
Qué debe contener la carta de terminación
La carta de terminación con justa causa debe cumplir al menos estas condiciones para ser jurídicamente válida:
- Identificar al trabajador con nombre completo, número de cédula y cargo.
- Describir los hechos con precisión: fechas, lugares, testigos, incidentes concretos. Una descripción genérica como "incumplimiento de funciones" es insuficiente.
- Señalar la causal legal con referencia expresa al artículo 62 del CST y al numeral que aplica. No basta escribir "por justa causa"; hay que indicar cuál causal.
- Indicar la fecha de terminación del contrato.
- Incluir las prestaciones sociales pendientes o la instrucción sobre el lugar y plazo para su pago, ya que el artículo 65 del CST establece sanción moratoria por retardo.
- Firmar por el representante legal o quien tenga la función de despedir según el reglamento interno.
La regla del parágrafo: comunicar la causa en el momento del despido
El parágrafo del artículo 62 del CST es uno de los aspectos más mal aplicados en la práctica empresarial. Muchas empresas dejan para el proceso judicial la narración detallada de los hechos, creyendo que la carta puede ser breve. Eso es un error. Si la causal no fue comunicada al trabajador en el momento del despido, el empleador no puede alegarla después en un proceso laboral. La jurisprudencia de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sido consistente en este punto: la carta es el único momento para fijar el marco fáctico y legal del despido. Si el caso escala hasta esa Sala, conviene saber cuándo procede la casación laboral y qué exige la Corte.
Fecha, testigos y constancia de entrega
La carta debe entregarse personalmente al trabajador, con firma de recibido, o por correo certificado si el trabajador se niega a recibirla. Si hay un testigo de la entrega, conviene dejar acta. La fecha es relevante para dos propósitos: inicia el plazo de 60 días para que el trabajador interponga la acción de reintegro en ciertos casos de estabilidad reforzada, y es la fecha a partir de la cual corre la obligación de pagar las prestaciones sociales. El retardo en ese pago activa la sanción moratoria del artículo 65 del CST, que equivale a un día de salario por cada día de retardo hasta por 24 meses.
Qué hacer cuando el trabajador se niega a recibir
Si el trabajador se niega a recibir la carta, el empleador debe dejar constancia de esa negativa ante dos testigos, entregar el documento igualmente (dejarlo en sus manos o en el lugar de trabajo) y enviar una copia por correo certificado a la última dirección conocida. Esa secuencia protege al empleador frente a la alegación posterior de que el trabajador nunca fue notificado de la causa del despido.
El expediente antes de la carta
La evidencia que necesita antes de despedir
El principio central en materia probatoria laboral es que el expediente debe existir antes del despido, no construirse después. Una empresa que busca pruebas para justificar un despido ya ejecutado está en una posición procesal muy débil. El juez laboral evalúa si la prueba existía al momento del despido y si guiaba razonablemente la decisión del empleador.
Prueba documental: la más sólida
La prueba documental es la más valiosa porque tiene fecha, autor y receptor verificables. Incluye:
- Correos electrónicos institucionales que muestren el comportamiento, la instrucción incumplida o la comunicación recibida.
- Mensajes de WhatsApp o plataformas corporativas con fecha y contenido legibles (conviene imprimirlos y certificarlos notarialmente si son críticos).
- Actas de reuniones o llamados de atención firmados por el trabajador.
- Informes de desempeño, evaluaciones o planes de mejora con la firma del trabajador acreditando que los conoció.
- Reportes de asistencia o control de acceso que demuestren ausencias o llegadas tarde.
- Inventarios o actas de entrega que documenten daños o faltantes.
- Registros de caja o sistemas contables que muestren irregularidades financieras.
Prueba testimonial: útil pero complementaria
El testimonio de compañeros de trabajo, jefes directos o terceros puede ser relevante, especialmente en casos de acoso, violencia o actos inmorales. Sin embargo, el testimonio aislado, sin respaldo documental, suele ser insuficiente para soportar un despido en juicio. Los testigos cambian de empleo, no recuerdan fechas, y su credibilidad puede ser cuestionada si existe relación de subordinación o conflicto con el trabajador despedido.
Cuando el caso depende de testimonios, conviene levantar actas inmediatamente después de que ocurre el hecho, con declaración escrita del testigo, firma y fecha. No espere semanas para documentarlo.
Registros de sistemas: accesos, correos, imágenes de cámaras
Los registros electrónicos —logs de acceso a sistemas, correos institucionales, grabaciones de cámaras de seguridad— son prueba válida en Colombia siempre que cumplan dos condiciones: el empleador debe haber informado previamente a los trabajadores sobre la existencia de esos controles (en el reglamento interno, contrato o política de sistemas), y los registros deben obtenerse sin vulnerar la intimidad del trabajador en áreas privadas como baños o zonas de descanso personal. Una cámara en el almacén o en la caja registradora, con política notificada, es prueba legítima. Una cámara oculta en el vestuario puede ser prueba ilícita y generar responsabilidades adicionales para la empresa.
Comunicaciones escritas: el valor del rastro
Las comunicaciones escritas —memos, circulares, correos de instrucción— cumplen una función doble: son prueba del incumplimiento del trabajador y demuestran que el empleador cumplió su deber de informar, instruir y advertir antes de despedir. Antes de despedir por la causal 9 (deficiente rendimiento) o la causal 10 (inejecución sistemática de obligaciones), el empleador debe mostrar que requerió formalmente al trabajador y que el problema persistió a pesar de ese requerimiento.
Por qué el registro debe ser previo al despido
Un expediente construido después del despido es procesalmente sospechoso. Los jueces laborales cuentan con años de experiencia identificando cuándo un empleador ordena preparar documentos retrospectivos. Además, la prueba posterior puede tener inconsistencias de fecha, firma o contenido que la hacen ineficaz en juicio. La única prueba confiable es la que se construyó en tiempo real, mientras los hechos ocurrían.
El derecho de defensa del trabajador
Los descargos: el paso que muchos empleadores omiten
Uno de los errores más frecuentes en los procesos disciplinarios laborales es omitir el paso de los descargos. El empleador decide despedir, redacta la carta y la entrega, sin haberle dado al trabajador la oportunidad de explicar su versión de los hechos. Esa omisión puede tener consecuencias procesales serias, aunque la causal exista y la prueba sea sólida.
Qué son los descargos y por qué importan
Los descargos son la citación formal al trabajador para que, en una diligencia ordenada, explique su versión sobre los hechos que motivaron la investigación disciplinaria. No están expresamente regulados en el artículo 62 del CST para todos los casos, pero el reglamento interno de trabajo de muchas empresas los exige, y la jurisprudencia de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha reconocido que omitirlos puede afectar la validez del despido cuando el reglamento o el contrato colectivo los contemplaban.
Además, los descargos son un mecanismo de control de calidad interno: en ocasiones, el trabajador aporta una explicación que el empleador no conocía —una incapacidad médica no reportada, una instrucción mal dada por un superior, un error del sistema— que cambia la valoración del hecho. Despedir sin escuchar puede costarle al empleador un proceso judicial que pudo evitarse.
Cómo se adelanta el proceso de descargos
Consecuencias procesales de omitir los descargos
Si el reglamento interno de trabajo exige descargos y el empleador los omite, la terminación puede ser declarada ineficaz o dar lugar a condena adicional por violación del procedimiento pactado, independientemente de que la causal exista. En casos donde el trabajador tiene fuero sindical, la omisión del procedimiento previo ante el juez laboral (calificación judicial) hace que el despido sea nulo de pleno derecho. En casos de estabilidad laboral reforzada, la omisión de pasos previos agrava el riesgo de reintegro.
El derecho de defensa no es formalidad
El artículo 29 de la Constitución Política consagra el derecho al debido proceso en toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. La Corte Constitucional ha extendido ese principio al ámbito laboral privado, especialmente cuando el reglamento interno crea procedimientos disciplinarios. Respetarlos no es solo una formalidad: es parte de la validez del despido.
Casos que requieren pasos adicionales
Trabajadora embarazada, persona con discapacidad y trabajador con fuero sindical
Hay tres situaciones en las que la existencia de una justa causa válida y bien documentada no es suficiente para ejecutar el despido sin pasos adicionales. Omitirlos puede convertir un despido documentado en una nulidad con reintegro obligatorio o en una condena por indemnización especial.
1. Trabajadora embarazada o en período de lactancia (arts. 239 y 241 CST)
El artículo 239 del CST establece que ninguna trabajadora podrá ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la autorización previa del Ministerio de Trabajo que avale una justa causa. La norma crea una presunción: si el despido ocurre durante el embarazo o dentro de las 18 semanas posteriores al parto, se presume que el motivo fue el embarazo, aunque el empleador alegue justa causa.
Esa presunción invierte la carga de la prueba: es el empleador quien debe demostrar que la causa es real, independiente del embarazo y suficientemente grave. Y debe obtener la autorización previa del Ministerio de Trabajo antes de ejecutar el despido.
Si la empresa despide a una trabajadora embarazada o en lactancia sin esa autorización, el artículo 239 numeral 3 establece que tendrá derecho al pago adicional de una indemnización de 60 días de trabajo, fuera de las indemnizaciones y prestaciones regulares. Además, el empleador deberá completar el tiempo de licencia de maternidad no pagado.
El artículo 241 del CST complementa esta protección: no produce efecto alguno el despido que se comunique a la trabajadora durante los períodos de descanso remunerado o de licencia por embarazo o parto, aunque haya preaviso que expire en esos períodos. En la práctica: si la trabajadora está en licencia de maternidad y recibe una carta de terminación, esa carta no produce ningún efecto jurídico.
Regla práctica para empleadores: verificar antes de actuar
Antes de iniciar cualquier proceso disciplinario contra una trabajadora, el empleador debe verificar si existe estado de embarazo o período de lactancia activo. Esa verificación debe hacerse expresamente y quedar documentada. Si el empleador no lo hizo y el despido recae sobre una trabajadora embarazada, la alegación posterior de que desconocía el embarazo puede no ser suficiente para exonerar al empleador de la presunción del artículo 239 numeral 2. La Corte Constitucional ha sido consistente en que la protección a la maternidad es un derecho fundamental y que las dudas se resuelven en favor de la trabajadora; sin embargo, en la Sentencia SU-075 de 2018 la Corte precisó que, si usted verdaderamente desconocía el embarazo al momento del despido, no procede el reintegro derivado de la estabilidad laboral reforzada. (SU-070/2013)
2. Trabajador en situación de discapacidad (art. 26 Ley 361 de 1997)
El artículo 26 de la Ley 361 de 1997 establece que ninguna persona en situación de discapacidad podrá ser despedida o su contrato terminado por razón de su limitación, salvo que medie autorización de la oficina de Trabajo. Esa autorización es necesaria incluso cuando el empleador invoca una justa causa.
La norma aplica a trabajadores con discapacidad certificada o con pérdida de capacidad laboral reconocida, y también a trabajadores en incapacidad prolongada cuando existe nexo entre la incapacidad y una condición de salud que constituye discapacidad. La Corte Constitucional ha interpretado la norma de manera amplia: la protección no se limita a quienes tienen carné de discapacidad, sino a quienes se encuentran en una condición de salud que afecta sustancialmente su capacidad de trabajo, criterio unificado por la Sala Plena en la Sentencia SU-049 de 2017; tenga en cuenta que la Sala Laboral de la Corte Suprema mantiene una lectura más restrictiva, ligada al grado de discapacidad, por lo que el alcance de la proteccion puede variar según la vía judicial. (T-040/2016)
Si el empleador despide a un trabajador en esa condición sin autorización del Inspector de Trabajo, la ley establece una indemnización de 180 días de salario, sin perjuicio de las prestaciones e indemnizaciones regulares. La Corte Constitucional ha adicionado, vía tutela, la posibilidad de reintegro cuando la discapacidad es la causa real del despido.
3. Trabajador con fuero sindical (proceso judicial previo)
El trabajador amparado por fuero sindical —directivos, fundadores y trabajadores que la ley sindical protege durante períodos específicos— no puede ser despedido, ni siquiera por justa causa, sin que el juez laboral autorice previamente ese despido mediante el proceso de calificación judicial de la justa causa. Este proceso (levantamiento del fuero) debe iniciarse ante el juez laboral antes de ejecutar la terminación. Si el empleador despide sin esa autorización judicial, el despido es nulo y el trabajador tiene derecho a ser reintegrado con el pago de todos los salarios y prestaciones dejados de percibir.
La existencia del fuero sindical no impide despedir por justa causa; impide despedir sin tramitar primero el proceso judicial que la autorice. En la práctica, ese proceso puede tardar meses, lo que hace especialmente importante iniciar la documentación del expediente desde el primer momento en que aparece la causal.
Herramientas de decisión
Tablas y checklist antes de despedir con justa causa
Las siguientes tablas y el checklist resumen los criterios más relevantes para estructurar un expediente sólido antes de ejecutar la terminación.
Tabla 1: causal — prueba — error frecuente — consecuencia
| Causal (art. 62 CST) | Qué prueba necesita | Error frecuente en su documentación | Consecuencia si la prueba falla |
|---|---|---|---|
| Causal 6: violación grave de obligaciones o reglamento | Reglamento interno firmado por el trabajador; política específica que se incumplió; evidencia del incumplimiento (correo, acta, grabación). | El trabajador no firmó el reglamento o no le fue comunicada la política antes del hecho. | El juez declara que no había norma conocida; sin justa causa. |
| Causal 9: deficiente rendimiento | Metas documentadas; evaluaciones de desempeño comparativas; requerimiento previo por escrito al trabajador; plazo dado para mejorar; resultado posterior al plazo. | El bajo rendimiento nunca fue medido formalmente ni el trabajador fue requerido. | El juez concluye que el rendimiento nunca se exigió formalmente; despido sin causa. |
| Causal 2: violencia o malos tratos en el trabajo | Denuncia del afectado; acta con testigos; grabación si existe; acta de investigación interna; descargos del acusado. | Solo hay testimonio del afectado sin soporte ni testigos adicionales. | El juez valora la prueba como insuficiente; riesgo de condena por despido injusto. |
| Causal 8: revelación de secretos | Acuerdo de confidencialidad firmado; evidencia de la fuga de información (correos, capturas, archivos); perjuicio documentado. | No hay acuerdo de confidencialidad firmado; no se documenta el perjuicio. | Sin acuerdo previo ni prueba del perjuicio, la causal no se configura. |
| Causal 4: daño material o grave negligencia | Inventario previo; acta de constatación del daño; estimación del valor; nexo causal con el trabajador. | No hay inventario previo que permita medir el daño; se atribuye el daño sin nexo probado. | El juez no puede cuantificar el daño ni atribuirlo; despido sin justa causa. |
| Causal 15: enfermedad prolongada | Historia de incapacidades; concepto médico de imposibilidad de curar en 180 días; verificación de que no hay calificación de origen laboral ni situación de discapacidad. | El empleador despide sin verificar si hay nexo laboral o situación de discapacidad protegida. | El despido puede ser declarado nulo por desconocer la Ley 361/1997 o la estabilidad reforzada por salud. |
Tabla 2: indemnización por despido sin justa causa (art. 64 CST)
La siguiente tabla muestra la indemnización que debe pagar el empleador cuando termina el contrato a término indefinido sin justa causa. Tener clara esta cifra es relevante porque el empleador necesita saber cuál es el costo real de no documentar bien la causa.
| Salario del trabajador | Hasta 1 año de servicio | Por cada año adicional desde el 2.° | Cuándo es relevante esta cifra |
|---|---|---|---|
| Menor de 10 SMMLV | 30 días de salario | 20 días adicionales de salario por año (proporcionales por fracción) | Es la condena base si el juez declara que no hubo justa causa. A mayor antigüedad, mayor condena. |
| Igual o mayor a 10 SMMLV | 20 días de salario | 15 días adicionales de salario por año (proporcionales por fracción) | Igual que el anterior, pero la base es menor por ser salario alto. |
| Contrato a término fijo | Salarios correspondientes al tiempo que faltaba para cumplir el plazo, mínimo 15 días. | Si el empleador termina un contrato fijo antes de su vencimiento sin justa causa. | |
Sancción moratoria: el costo del retardo en la liquidación (art. 65 CST)
El artículo 65 del CST establece que si al terminar el contrato el empleador no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidas, deberá pagar como indemnización una suma igual al último salario diario por cada día de retardo, hasta por 24 meses. Transcurridos 24 meses sin que el trabajador haya iniciado reclamación judicial, el empleador deberá además pagar intereses moratorios a la tasa máxima de créditos de libre asignación certificados por la Superintendencia Bancaria, desde el mes 25 hasta cuando se verifique el pago. Esta sanción aplica para trabajadores que devengan más de un salario mínimo mensual; para los demás no opera el límite de 24 meses.
Checklist: 12 puntos antes de despedir con justa causa
- Causal identificada: ¿el hecho encaja en alguno de los 15 numerales del literal A del artículo 62 CST? ¿cuál exactamente?
- Prueba documental reunida: ¿existe correo, acta, registro de sistema o documento que acredite el hecho antes de la carta?
- Reglamento comunicado: ¿el trabajador conocía y había firmado el reglamento interno y las políticas que se invocan?
- Requerimiento previo (si aplica): para causales 9 y 10, ¿se le requirió formalmente al trabajador antes del despido?
- Estado de embarazo o lactancia verificado: ¿se verificó expresamente si la trabajadora está embarazada o en período de lactancia?
- Situación de discapacidad verificada: ¿el trabajador tiene alguna incapacidad, pérdida de capacidad laboral o condición de discapacidad reconocida?
- Fuero sindical verificado: ¿el trabajador tiene fuero sindical vigente? Si es así, ¿se ha iniciado el proceso de calificación ante el juez laboral?
- Descargos realizados: ¿se citó al trabajador, se levantó acta y se analizó su versión antes de decidir?
- Carta redactada con la causal precisa: ¿la carta describe los hechos, señala la causal legal con el numeral del artículo 62 y la fecha de terminación?
- Liquidación calculada y lista para pagar: ¿las prestaciones sociales están calculadas y listas para entregar sin retardo, para evitar la sanción del artículo 65 CST?
- Entrega documentada: ¿se tiene previsto el mecanismo de entrega de la carta con constancia de recibido o protocolo de negativa?
- Accesos, equipos y confidencialidad: ¿está coordinado el retiro de accesos a sistemas, la entrega de equipos y el recuerdo de obligaciones de confidencialidad?
Fuentes y normativa citada
- Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 62 — causales de terminación por justa causa (literal A: 15 causales del empleador; literal B: 8 causales del trabajador; parágrafo: obligación de comunicar la causal en el momento del despido).
- Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 64 — indemnización por terminación unilateral sin justa causa: contratos a término indefinido con salario menor a 10 SMMLV (30 días primer año + 20 días por año adicional) y con salario igual o superior a 10 SMMLV (20 días primer año + 15 días por año adicional); contratos a término fijo (salarios del tiempo faltante, mínimo 15 días).
- Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 65 — sanción moratoria: un día de salario por cada día de retardo en el pago de prestaciones al terminar el contrato, hasta por 24 meses; intereses moratorios desde el mes 25.
- Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 239 — prohibición de despido de trabajadora embarazada o en lactancia sin autorización previa del Ministerio de Trabajo; presunción por despido en el período de embarazo o dentro de las 18 semanas posteriores al parto; indemnización adicional de 60 días.
- Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 241 — nulidad del despido durante los períodos de descanso remunerado o licencia por embarazo o parto; obligación de conservar el puesto.
- Ley 361 de 1997, artículo 26 — prohibición de despido de persona en situación de discapacidad sin autorización del Inspector de Trabajo; indemnización de 180 días de salario por incumplimiento.
- Constitución Política de Colombia, artículo 29 — derecho al debido proceso aplicable a actuaciones judiciales y administrativas.
Contenido preparado por Cafore Abogados para orientación general en Colombia. La estrategia concreta depende de los documentos, el contrato, el reglamento interno, la ciudad, el sector económico y las decisiones pendientes. Esta guía no reemplaza la revisión jurídica del caso específico. Última revisión editorial: junio de 2026.
¿Está por despedir con justa causa?
Revise el expediente antes de firmar la carta
Cafore puede revisar la causal, la prueba, el procedimiento de descargos y las figuras de estabilidad reforzada antes de que la empresa ejecute el despido. Es más económico prevenir un proceso laboral que defenderlo.
Resolvemos sus dudas
Preguntas frecuentes
¿Qué elementos debe contener un contrato de trabajo válido en Colombia?
¿Qué diferencia existe entre un contrato indefinido y uno a término fijo?
¿Cuál es el período de prueba y qué efectos tiene?
¿Qué sucede si se demuestra que un contrato de prestación de servicios encubría una relación laboral?
¿Cuántos descargos debo darle al empleado antes de despedirlo?
La ley laboral no establece un número fijo de descargos como requisito general. Lo que determina si debe haber uno, dos o ninguno es el reglamento interno de trabajo de la empresa, el contrato individual o la convención colectiva aplicable. Si el reglamento exige una citación formal a descargos antes del despido, esa citación es obligatoria y su omisión puede afectar la validez de la terminación. Si el reglamento no lo exige, un proceso ordenado de descargos sigue siendo recomendable por razones de gestión del riesgo: permite al empleador conocer la versión del trabajador antes de decidir, y construye un expediente más sólido para un eventual proceso judicial. En todo caso, el principio de debido proceso —consagrado en el artículo 29 de la Constitución— se aplica también a las relaciones laborales privadas cuando el reglamento interno crea un procedimiento disciplinario.
¿Puedo despedir sin carta escrita si el trabajador acepta verbalmente?
No es recomendable. El parágrafo del artículo 62 del CST exige que la parte que termina el contrato manifieste a la otra, en el momento de la extinción, la causal o motivo. Si esa manifestación no queda por escrito, el empleador pierde el derecho a alegar esa causal en un proceso judicial posterior. La aceptación verbal del trabajador no suple ese requisito: en un proceso laboral, el trabajador puede negar que le comunicaron alguna causa, y sin la carta escrita, el empleador no tiene forma de probar lo contrario. Además, la carta es el documento que formaliza la liquidación de prestaciones y fija la fecha desde la cual corre el plazo para el pago, relevante para efectos de la sanción moratoria del artículo 65 del CST.
¿Las imágenes de cámaras de seguridad son prueba válida para el despido?
Sí, siempre que se cumplan dos condiciones. Primero, el empleador debe haber informado a los trabajadores, con anterioridad, sobre la existencia y ubicación de las cámaras de seguridad, ya sea en el reglamento interno, el contrato o una política interna notificada y firmada. Segundo, las cámaras no pueden estar ubicadas en zonas donde el trabajador tenga expectativa razonable de privacidad, como baños, vestuarios o zonas de descanso personal. Si esas dos condiciones se cumplen, las grabaciones de cámaras en áreas de trabajo, almacenes, cajas o accesos son prueba lícita y pueden sustentar un despido. Para preservar la prueba, conviene realizar una diligencia de aseguramiento del video con presencia de un testigo o notario, y conservar el archivo original sin edición.
¿Qué pasa si el trabajador llora, pide segunda oportunidad o propone un acuerdo?
La reacción emocional del trabajador al momento del despido no cambia los efectos jurídicos de la terminación, siempre que el empleador haya cumplido el procedimiento correcto. Si el empleador decide reconsiderar y no ejecutar el despido en ese momento, debe tenerlo muy claro: cualquier continuación del vínculo laboral después de comunicada la carta puede ser interpretada como un desistimiento tácito de la terminación. Si, por el contrario, el empleador decide mantener la terminación, debe entregar la carta, conservar la constancia de entrega y proceder con la liquidación. En cuanto a acuerdos de conciliación o transacciones, son posibles y pueden ser una salida razonable en algunos casos, pero deben documentarse ante el inspector de trabajo o el juez laboral para que sean vinculantes y liberen al empleador de reclamaciones futuras.
¿Cuándo debo pagar la liquidación tras el despido con justa causa?
La obligación de pagar las prestaciones sociales surge desde el momento en que termina el contrato, sin importar si el despido es con o sin justa causa. El artículo 65 del CST establece que si al terminar el contrato el empleador no paga los salarios y prestaciones debidas, deberá pagar como indemnización moratoria una suma igual al último salario diario por cada día de retardo, hasta por 24 meses. Esto significa que si la liquidación no se paga el mismo día de la terminación o en los días inmediatos siguientes, el reloj de la sanción ya está corriendo. El hecho de que la terminación sea por justa causa no elimina ni pospone esa obligación. La buena práctica es tener la liquidación calculada y lista para entregar el mismo día de la terminación o dentro de las 24 horas siguientes.
¿Después de cuanto tiempo de la falta puedo despedir por justa causa?
El Código Sustantivo del Trabajo no establece un plazo general de caducidad para ejercer la justa causa, pero la jurisprudencia de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha reiterado que el empleador debe actuar con inmediatez razonable tras conocer los hechos que constituyen la causal. Si el empleador conoce la falta y deja pasar meses sin actuar, ese silencio puede interpretarse como tolerancia o condonación de la conducta, lo que debilita la justa causa ante un juez. La regla práctica es iniciar el proceso disciplinario —levantamiento de prueba, descargos, carta— dentro de los 30 a 60 días siguientes al momento en que el empleador tomó conocimiento real del hecho, salvo que la investigación interna justifique un plazo mayor debidamente documentado.
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