Published July 13, 2023 · Updated May 29, 2026 · Fabio Castro Forero

Comprehensive Legal Management of Human Talent | Cafore

Guide to Comprehensive Legal Management of Human Talent | Cafore: key requirements, evidence, risks and when legal advice may be needed in Colombia.

Category Labour and Social Security Published July 13, 2023 Updated May 29, 2026 Author Fabio Castro Forero

Employment ContractsLabour LawTalento Humanocontratos

Employment decision

Review the risk before accepting or filing a claim. A legal review makes it possible to estimate payments, evidence and viability before ending the conversation.

En el mundo empresarial, es común pensar que tener un contrato laboral redactado por un abogado es suficiente para proteger a la empresa de cualquier riesgo jurídico. Sin embargo, la realidad es que la gestión legal del talento humano va más allá del contrato: incluso con un documento perfectamente redactado, las empresas aún pueden enfrentar riesgos significativos si no gestionan adecuadamente sus procesos disciplinarios, de despido o de ingreso.

Employment risks of incomplete management

Un contrato laboral es solo una pieza del rompecabezas cuando se trata de la gestión legal del talento humano. Incluso con un contrato laboral sólido, las empresas pueden encontrarse en problemas si no manejan adecuadamente los procesos disciplinarios.

Por ejemplo, si un empleado es despedido sin seguir el debido proceso, puede tener motivos para presentar una demanda por despido injustificado. Del mismo modo, si los procesos de ingreso no se manejan correctamente, las empresas pueden encontrarse con problemas: si un empleado no recibe la capacitación adecuada al ingresar, puede cometer errores que podrían tener consecuencias legales.

What Colombian law requires at each stage

Hay tres momentos donde el riesgo se concentra y donde la norma es exigente:

Al vincular

Lo que define la relación no es el nombre del documento, sino la realidad. El Código Sustantivo del Trabajo (art. 23) exige que concurran tres elementos esenciales: la actividad personal del trabajador, la continuada subordinación o dependencia —que faculta al empleador para exigir el cumplimiento de órdenes, sin afectar el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador (literal b, modificado por el art. 16 de la Ley 2466 de 2025)— y un salario como retribución del servicio. Reunidos los tres, "se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé". Es el principio de primacía de la realidad del artículo 53 de la Constitución. Una contratación mal clasificada como prestación de servicios puede derivar después en el reconocimiento de prestaciones y en sanciones.

Sentencia CSJ SL144-2021 — Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral (Sala de Descongestión No. 3)

La Corte Suprema declaró que existió una relación laboral, y no una prestación de servicios independiente, entre un profesional y la entidad que contrató sus servicios durante más de dos décadas: la subordinación quedó probada porque el contratista seguía cumpliendo las mismas funciones que antes desempeñaba como empleado, sujeto a turnos, informes y disponibilidad permanente, y debía pedir permiso para ausentarse. Aplicando jurisprudencia constitucional reiterada sobre el contrato realidad, la Corte recordó que, acreditada la subordinación, la prestación personal y la remuneración se presumen — no es necesario probarlas de forma independiente. La Corte Constitucional confirmó esta sentencia al resolver en su contra una tutela (T-041 de 2024, M.P. Natalia Ángel Cabo) sin hallar defecto alguno; la Sala Laboral había liquidado, tras la casación, las prestaciones mediante la sentencia de reemplazo CSJ SL1180-2023 (2023).

Durante la relación

Desde el 25 de junio de 2025, el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo —reformado por el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025— exige un procedimiento reglado de siete pasos: (1) comunicación formal de la apertura del proceso; (2) indicación por escrito de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan; (3) traslado de todas las pruebas que fundamentan los cargos; (4) un término no inferior a cinco días para que el trabajador se manifieste, controvierta las pruebas y aporte las suyas; (5) un pronunciamiento definitivo motivado que identifique la causa de la decisión; (6) si hay lugar a ello, una sanción proporcional a los hechos; y (7) la posibilidad de impugnar la decisión. Si el trabajador está afiliado a un sindicato, puede estar asistido por uno o dos representantes sindicales que sean trabajadores de la empresa, quienes darán fe del procedimiento. El empleador debe además actualizar el Reglamento Interno de Trabajo conforme a estos parámetros dentro de los doce meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley. (La redacción anterior del art. 115 —Decreto 2351 de 1965, analizada y declarada exequible por la Sentencia C-593 de 2014— ya no está vigente y debe citarse solo como antecedente histórico/jurisprudencial.)

Al terminar

Un despido sin justa causa probada genera indemnización. Para el contrato a término indefinido, el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo (modificado por el art. 28 de la Ley 789 de 2002) fija 30 días de salario por el primer año, más 20 días por cada año siguiente, cuando el trabajador devenga menos de 10 salarios mínimos; y 20 días por el primer año, más 15 por cada año siguiente, cuando devenga 10 o más. Esta escala no cambió con la reforma de 2025.

Sentencia CSJ SL1659-2025 — Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral (M.P. Luis Benedicto Herrera Díaz)

Cuando el salario es variable, la Corte precisó que el salario base de la indemnización por despido sin justa causa (art. 64 CST) no se calcula dividiendo lo devengado entre 12 meses calendario, sino promediando lo efectivamente devengado en el último año de servicios y dividiéndolo por el tiempo realmente laborado y remunerado en ese período, excluyendo los períodos de suspensión del contrato. La Corte aclaró que la incapacidad médica por enfermedad no es una causal de suspensión del contrato (no está prevista en el art. 51 CST): mientras el trabajador está incapacitado, el contrato sigue plenamente vigente, por lo que ese tiempo y la retribución recibida durante la incapacidad sí deben incluirse en el promedio salarial.

Referencia jurisprudencial

Corte Constitucional, Sentencia C-593 de 2014, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub — declaró exequible (exequibilidad simple, sin condicionamiento en la parte resolutiva; la Corte fijó los mínimos del debido proceso disciplinario en la parte considerativa) el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, precisando los mínimos del debido proceso disciplinario: comunicación de la apertura, formulación clara de cargos, traslado de pruebas, oportunidad de descargos y controversia probatoria, y decisión motivada y proporcional.

What changed with the 2025 labor reform

Law 2466 of 2025 (in force since 25 June 2025, Official Gazette 53.160) reorganized several contracting rules, so any human-talent policy designed under the previous regime should be reviewed. Two changes are central:

El contrato a término indefinido pasa a ser la regla general de vinculación (art. 5, que modifica el art. 47 del Código Sustantivo del Trabajo).
El contrato a término fijo no puede superar los cuatro (4) años (art. 6, que modifica el art. 46 del Código Sustantivo del Trabajo). Como efecto indirecto relevante, el contrato a término fijo que acumule más de cuatro años se entiende celebrado a término indefinido y su eventual indemnización se liquida como tal —aunque la escala del artículo 64 no varió—.

How comprehensive legal management reduces labor disputes

Given the risks associated with inadequate management of labor processes, it is crucial for companies to adopt a comprehensive legal management approach to human talent. This means going beyond simply having employment contracts drafted by lawyers and ensuring that every aspect of the employment relationship is handled in a legally sound manner.

A legal management, comprehensive human talent can include:

Implementation of clear policies and procedures for disciplinary processes.
Make sure that the process of termination is handled fairly and lawfully.
To provide appropriate training to the new employees to minimize the risk of errors.
Keep up to date with employment laws and best practices to ensure compliance.

In summary, although having an employment contract drafted by an attorney is an important step to protect your company, it is not sufficient on its own. To reduce legal risks, companies must adopt a comprehensive legal management approach to human talent, ensuring that all aspects of the employment relationship are handled in accordance with the Colombian Substantive Labor Code (Código Sustantivo del Trabajo). If your organization requires assistance, our team offers labor and social security law attorney para empresas con enfoque preventivo.

Laws and case law cited

Constitución Política, art. 53 — consagra la primacía de la realidad sobre las formalidades en las relaciones laborales. Función Pública.
Código Sustantivo del Trabajo, art. 23 — elementos esenciales del contrato de trabajo; el literal (b) fue modificado por el art. 16 de la Ley 2466 de 2025. SUIN-Juriscol.
Código Sustantivo del Trabajo, art. 64 — indemnización por despido sin justa causa; su escala, fijada por el art. 28 de la Ley 789 de 2002, no fue modificada por la reforma de 2025. SUIN-Juriscol.
Código Sustantivo del Trabajo, art. 115 — exige el debido proceso disciplinario previo a toda sanción al trabajador. SUIN-Juriscol.
Ley 789 de 2002, art. 28 — fijó la escala vigente de la indemnización del art. 64 del CST. Función Pública.
Law 2466 of 2025 (reforma laboral; Diario Oficial 53.160 del 25 de junio de 2025) — consagra el contrato a término indefinido como regla general (art. 5, modifica el art. 47 del CST) y limita el término fijo a un máximo de cuatro años (art. 6, modifica el art. 46 del CST). Función Pública.
Constitutional Court, Judgment C-593 of 2014, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub — declaró exequible el art. 115 del CST (exequibilidad simple, sin condicionamiento del resolutivo) y fijó los mínimos del debido proceso disciplinario. Constitutional Court case reports.
Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia CSJ SL144-2021 — aplica la primacía de la realidad y precisa el estándar probatorio de la subordinación en el contrato realidad. Relatoría Sala de Casación Laboral.
Corte Constitucional, Sentencia T-041 de 2024, M.P. Natalia Ángel Cabo — reitera la primacía de la realidad y confirma la carga probatoria de la subordinación en el contrato realidad. Constitutional Court case reports.

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Frequently asked questions

¿Cómo puede su empresa elegir entre un contrato laboral y un contrato de prestación de servicios?

La diferencia no la define el nombre del documento sino la realidad de la relación: si hay subordinación, cumplimiento de horario y dependencia continua, la ley presume contrato de trabajo, aunque las partes lo llamen prestación de servicios. Por eso conviene revisar con un abogado cada vínculo antes de firmarlo, porque una contratación mal clasificada puede derivar en sanciones y en el reconocimiento posterior de prestaciones. La decisión depende de las funciones reales y de la forma en que se ejecuta el servicio.

¿Qué modalidades de contrato a término puede utilizar su empresa según la ley colombiana?

Colombian employment law recognizes, among others, the indefinite-term contract, the fixed-term contract, the contract for a specific project or task, and the occasional or temporary contract, each with different requirements and legal effects. Fixed-term contracts must be in writing and must observe the notice and renewal rules to avoid being deemed automatically renewed. The appropriate type depends on the nature of the role and the expected duration of the activity, so it is advisable to define it with legal counsel before hiring.

¿Es obligatorio que el contrato de trabajo conste por escrito?

Not all contracts require written form: the indefinite-term contract may be verbal, but the fixed-term contract, the probationary period, and other special stipulations must be in writing to be valid under the law. In practice it is always advisable to document the relationship in writing, because written evidence makes it easier to prove the agreed terms if a dispute arises. Whether written form is advisable depends on the type of contract and the clauses you wish to secure.

¿Cómo puede su empresa pactar válidamente el período de prueba?

The probationary period must always be agreed in writing and, in indefinite-term contracts, may not exceed two months; in fixed-term contracts of less than one year it may not exceed one fifth of the agreed term, up to a maximum of two months. If not agreed in writing, it is deemed not to exist. It is advisable to review its wording with a lawyer, since during this period either party may terminate the contract without severance pay, within the limits of the law.

¿Qué prestaciones sociales debe reconocer su empresa a un trabajador dependiente?

Un trabajador vinculado por contrato de trabajo tiene derecho, como mínimo, a prima de servicios, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación cuando corresponde y vacaciones, además de la afiliación al sistema de seguridad social. Estas prestaciones se causan por mandato legal y no dependen de la voluntad del empleador. El cálculo exacto depende del salario, del tiempo laborado y de la modalidad de pago, por lo que conviene verificarlo caso por caso.

¿Qué diferencia hay entre pagos salariales y pagos no constitutivos de salario?

No todo lo que recibe el trabajador constituye salario: la ley permite acordar que ciertos auxilios o beneficios extralegales no se computen como factor salarial, lo que incide en la base para liquidar prestaciones y aportes. Sin embargo, esos pactos deben constar de forma clara y ajustarse a la ley, porque si encubren una verdadera retribución del servicio pueden ser cuestionados. Conviene revisar con un abogado la estructura de la remuneración antes de aplicarla.

¿Cómo funciona el salario integral y cuándo puede pactarse?

El salario integral solo puede pactarse cuando el trabajador devenga un monto igual o superior a diez salarios mínimos legales mensuales más un factor prestacional no inferior al treinta por ciento de dicha cuantía, y debe acordarse por escrito. En esta modalidad la remuneración ya comprende el pago de prestaciones, recargos y beneficios, salvo las vacaciones. Su procedencia depende del nivel salarial y de la correcta redacción del acuerdo, por lo que conviene revisarlo con asesoría.

¿A qué riesgos se expone su empresa si no afilia a los trabajadores a la seguridad social?

La afiliación y el pago de aportes a salud, pensiones y riesgos laborales son obligatorios desde el inicio de la relación, y su omisión puede generar para la empresa la asunción directa de prestaciones, además de sanciones administrativas. Si ocurre un accidente o una enfermedad y no había afiliación a la ARL, el empleador puede quedar obligado a responder por las prestaciones correspondientes. La magnitud de la contingencia depende del caso, por lo que conviene regularizar la afiliación con apoyo profesional.

¿Está obligada su empresa a implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Toda empresa con trabajadores debe implementar y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), con independencia de su tamaño, y su incumplimiento puede acarrear sanciones impuestas por el Ministerio del Trabajo. El sistema exige, entre otros, política, matriz de riesgos, plan de trabajo anual y capacitación. El alcance concreto depende del número de trabajadores y del nivel de riesgo de la actividad, por lo que conviene definir su diseño con asesoría. La Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo fija un catálogo diferenciado de estándares mínimos: las empresas de diez o menos trabajadores en riesgo I-III cumplen un listado reducido; las de once a cincuenta trabajadores en riesgo I-III, un listado intermedio; y las de más de cincuenta trabajadores —o cualquier empresa en riesgo IV o V— deben cumplir el estándar más exigente.

¿Qué exige la ley a su empresa frente al acoso laboral?

La ley obliga a las empresas a adoptar medidas preventivas y correctivas contra el acoso laboral, incluyendo la conformación de un comité de convivencia laboral y la incorporación de mecanismos en el reglamento interno de trabajo. Estas medidas buscan prevenir conductas como el maltrato, la persecución o la discriminación en el entorno de trabajo. La forma de implementarlas depende de la estructura de cada organización, por lo que conviene revisarla con un abogado. La Corte Constitucional precisó en la Sentencia T-104 de 2025 que el deber de investigar una denuncia de acoso no depende de que la persona denunciante siga vinculada laboralmente: el comité de convivencia no puede archivar una queja solo porque quien la presentó ya renunció, si los hechos o el presunto acosador siguen relacionados con la empresa.

¿Cuándo debe su empresa contar con un reglamento interno de trabajo?

Están obligados a adoptar reglamento interno de trabajo los empleadores que ocupen más de cinco trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o los umbrales que la ley fija para empresas industriales y agrícolas. El reglamento regula aspectos como horarios, permisos, obligaciones y régimen disciplinario, y debe respetar los derechos de los trabajadores. Su contenido y oportunidad dependen del tipo de actividad, por lo que conviene elaborarlo con apoyo profesional.

¿Qué obligaciones de cumplimiento surgen al tratar datos personales de sus trabajadores?

El manejo de hojas de vida, datos de salud y demás información del personal está sujeto al régimen de protección de datos personales, que exige autorización del titular, finalidad determinada y medidas de seguridad, con especial cuidado frente a los datos sensibles. El incumplimiento puede dar lugar a investigaciones y sanciones de la autoridad competente. El nivel de las medidas depende del tipo de información tratada, por lo que conviene revisar las políticas internas con asesoría.

¿En qué casos puede su empresa terminar un contrato de trabajo con justa causa?

La ley enumera las justas causas para dar por terminado el contrato, entre ellas faltas graves al reglamento, incumplimiento de obligaciones esenciales o conductas expresamente previstas, y exige que la causal se invoque y sustente de manera oportuna. Una terminación sin justa causa válidamente acreditada puede generar el pago de indemnización. Como cada situación depende de las pruebas y del procedimiento seguido, conviene revisarla con un abogado antes de adoptar la decisión.

¿Cómo se calcula la indemnización por despido sin justa causa?

The severance depends on the type of contract: for fixed-term contracts it corresponds, in principle, to the value of wages for the remaining term; for indefinite-term contracts it is calculated according to brackets established by law based on the employee's salary and length of service. The exact amount varies in each case, so it is advisable to calculate it with legal counsel before ending the employment relationship. An incorrect settlement may be subject to a subsequent claim.

¿Qué trabajadores cuentan con estabilidad laboral reforzada frente al despido?

Determinados trabajadores gozan de protección especial frente a la terminación del contrato, entre ellos las mujeres en estado de embarazo o lactancia y las personas en situación de discapacidad o debilidad manifiesta por motivos de salud, cuyo retiro puede requerir autorización previa de la autoridad competente. Despedir a una persona protegida sin observar el procedimiento puede dar lugar a reintegro e indemnización. La existencia y el alcance de la protección dependen de cada caso, por lo que conviene verificarlos con un abogado. La Corte Constitucional unificó en la Sentencia SU-049 de 2017 que, sin esa autorización previa del Ministerio del Trabajo, el despido carece de todo efecto jurídico: es el juez quien, al constatar la omisión, declara la ineficacia y ordena el reintegro con los salarios dejados de percibir y la indemnización de 180 días del artículo 26 de la Ley 361 de 1997 — no se trata de una alternativa que el empleador pueda elegir entre reintegrar o indemnizar.

¿Qué debe contener la liquidación final cuando termina la relación laboral?

Al finalizar el contrato, la empresa debe liquidar y pagar los salarios pendientes, las prestaciones sociales causadas, las vacaciones no disfrutadas y, cuando proceda, la indemnización, dentro de los términos legales. La demora injustificada en el pago puede generar la sanción moratoria a favor del trabajador. Como el cálculo depende del salario, del tiempo y de la causa de terminación, conviene revisar la liquidación con asesoría para evitar reclamaciones.

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