Pliego de cargos de la SIC: cómo se estructuran unos descargos en 15 días hábiles

La Ley 1581 de 2012 no regula el procedimiento sancionatorio: lo remite. Su artículo 22 dispone que «en lo no reglado por la presente ley y los procedimientos correspondientes se seguirán las normas pertinentes del Código Contencioso Administrativo». Eso significa que el reloj y la estructura de su defensa están en los artículos 47 a 52 del CPACA, y que los descargos se presentan dentro de quince días, que se cuentan como hábiles: el artículo 47 no dispone lo contrario, y el artículo 62 de la Ley 4.ª de 1913 establece que en los plazos de días señalados en las leyes «se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario».

Cómo empieza

El artículo 47 del CPACA describe la secuencia previa al pliego. Las actuaciones sancionatorias «podrán iniciarse de oficio o por solicitud de cualquier persona», y entonces:

«Cuando como resultado de averiguaciones preliminares, la autoridad establezca que existen méritos para adelantar un procedimiento sancionatorio, así lo comunicará al interesado. Concluidas las averiguaciones preliminares, si fuere del caso, formulará cargos mediante acto administrativo…»

Esa comunicación previa importa: no es el pliego, y suele ser la primera oportunidad de ordenar la casa antes de que los cargos queden formulados.

Los cuatro contenidos del pliego

El mismo artículo 47 exige que el acto de formulación de cargos señale, «con precisión y claridad»:

Y dos reglas procesales en la misma frase: «Este acto administrativo deberá ser notificado personalmente a los investigados. Contra esta decisión no procede recurso».

Los quince días, y qué caben en ellos

«Los investigados podrán, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la formulación de cargos, presentar los descargos y solicitar o aportar las pruebas que pretendan hacer valer. Serán rechazadas de manera motivada, las inconducentes, las impertinentes y las superfluas y no se atenderán las practicadas ilegalmente.»

Tres advertencias que conviene tener presentes al redactar:

• Es la oportunidad para solicitar y aportar. Aportar directamente lo que ya se tiene evita depender de que la autoridad decrete la prueba.
• El rechazo debe ser motivado, y solo por inconducencia, impertinencia o superfluidad. Un rechazo sin motivación es un punto que se alega.
• La prueba practicada ilegalmente «no se atenderá». Si la información se obtuvo en una visita cuyos límites se excedieron, ese es un argumento de exclusión, no solo de valoración.

El calendario completo

El traslado de diez días para alegatos es la etapa que más veces se desaprovecha. Es el momento de cerrar el caso sobre la prueba efectivamente practicada, no de repetir los descargos.

Qué debe contener la decisión

El artículo 49 enumera cuatro requisitos del acto que pone fin al procedimiento:

1. La individualización de la persona natural o jurídica a sancionar.
2. El análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se impone la sanción.
3. Las normas infringidas con los hechos probados.
4. La decisión final de archivo o sanción y su correspondiente fundamentación.

El numeral 2 exige análisis, no enumeración; y el numeral 3 exige atar cada norma infringida a hechos probados. Es contra esa lista que conviene cotejar la resolución antes de recurrir.

Y los criterios que determinan el monto

El artículo 50 del CPACA fija ocho criterios generales de graduación, «salvo lo dispuesto en leyes especiales». En materia de datos personales, el artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 tiene su propia lista de seis, que en buena parte coincide. Dos de ellos son atenuantes que dependen de lo que usted haga:

• El grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o aplicado las normas (art. 50, num. 6 del CPACA).
• El reconocimiento o aceptación expresos de la infracción — con una diferencia de oportunidad relevante: el CPACA lo sitúa «antes del decreto de pruebas» y la Ley 1581 «antes de la imposición de la sanción».

Cómo se estructura el escrito

1. Cargo por cargo. Responda cada uno con su numeral, sin refundirlos: la decisión final debe atar normas infringidas a hechos probados, y esa correspondencia se construye desde los descargos.
2. Primero los hechos, después el derecho. Discuta la ocurrencia antes que la calificación.
3. Aporte, no solo solicite. Lo que ya está en su poder entra con el escrito.
4. Verifique la caducidad del artículo 52 contra la fecha de los hechos, y si la conducta es continuada, desde que cesó.
5. Documente la diligencia previa: políticas, controles, capacitaciones, auditorías. Es el criterio atenuante más fuerte y el que exige evidencia anterior al hallazgo.
6. Decida temprano sobre el reconocimiento, porque su ventana temporal es distinta según la norma aplicable.
7. Reserve argumentos para los alegatos: esa etapa se cierra sobre la prueba realmente practicada.

Normas y jurisprudencia citadas

• Ley 1437 de 2011 (CPACA), artículos 47, 48, 49, 50, 51 y 52 — Procedimiento administrativo sancionatorio: averiguaciones preliminares y comunicación al interesado, contenido del acto de formulación de cargos con notificación personal y sin recurso, quince días para descargos y pruebas con rechazo motivado; período probatorio de treinta días ampliable a sesenta y traslado de diez días para alegatos; treinta días para el acto definitivo y sus cuatro contenidos; ocho criterios de graduación; sanción por renuencia a suministrar información hasta de 100 salarios mínimos; y caducidad de tres años con pérdida de competencia al año para resolver los recursos. Fuente
• Ley 1581 de 2012, artículos 22 y 24 — Remisión a las normas del Código Contencioso Administrativo en lo no reglado; y los seis criterios de graduación de las sanciones en materia de protección de datos personales. Fuente