Resolução de Controvérsias

Recibir un requerimiento especial de la DIAN no equivale a recibir una sanción. Es una notificación formal en la que la autoridad tributaria anuncia que tiene dudas sobre su declaración y le ofrece la oportunidad de explicarlas, corregirlas o rebatirlas antes de emitir una liquidación oficial. Lo que usted haga dentro de ese plazo determina si el caso se cierra en esta etapa o escala hacia consecuencias más costosas.

La diferencia entre un contribuyente que responde bien y uno que responde mal no siempre está en si tenía la razón. Con frecuencia está en si entendió el proceso, si preparó la respuesta con orden y argumento jurídico, y si actuó dentro del tiempo que la ley le concede. Una respuesta parcial, imperfecta pero entregada a tiempo, suele ser mucho mejor que el silencio. El silencio le cierra puertas.

Esta guía explica qué es el requerimiento especial, cómo se articula dentro del proceso de revisión de la DIAN, cómo debe prepararse la respuesta, qué errores lo agravan y cuándo conviene negociar en lugar de litigar. Todo con base en el Estatuto Tributario colombiano y la norma que rige cada etapa.

El mapa del proceso

La línea de tiempo del proceso DIAN: de la primera señal al cobro

El procedimiento de determinación oficial no comienza con el requerimiento especial. Para los contribuyentes que sí presentaron declaración, el punto de partida es una discrepancia que la DIAN detecta entre lo declarado y la información que tiene en sus sistemas: cruces con terceros, inconsistencias en facturación electrónica, diferencias entre declaraciones de renta e IVA, o información reportada por bancos, proveedores o clientes. Antes de actuar formalmente, la DIAN suele requerir información o hacer visitas de verificación. El camino formal, sin embargo, sigue una secuencia precisa.

Para los contribuyentes que no presentaron declaración estando obligados, el camino es distinto: comienza con un emplazamiento para declarar (ET art. 715), que da un mes para cumplir con esa obligación. Si usted no declara en ese mes, la DIAN aplica sanción por no declarar (ET art. 716) y puede proferir una liquidación de aforo (ET art. 717). Esa ruta, aunque relacionada, es diferente al proceso de revisión de una declaración ya presentada. Esta guía se concentra en este segundo supuesto: el de quien declaró y recibe un requerimiento especial.

Un aspecto que muchos contribuyentes no conocen: el plazo de seis meses que tiene la DIAN para notificar la liquidación oficial de revisión (ET art. 710) puede suspenderse. Se suspende tres meses cuando se practica inspección tributaria, por el tiempo que dure la inspección contable si la solicita el contribuyente, o por dos meses adicionales cuando la solicitud de pruebas involucra documentos que no obran en el expediente. Esas suspensiones alargan el periodo en que la DIAN puede actuar, razón por la cual conviene llevar el control preciso de cada hito del proceso desde el inicio.

Leer antes de responder

Cómo leer un requerimiento especial: partes, glosas y qué significa cada término

El requerimiento especial es un acto administrativo formal. El artículo 703 del Estatuto Tributario establece que debe contener todos los puntos que la DIAN se propone modificar, con explicación de las razones en que se sustenta. El artículo 704 complementa que debe incluir la cuantificación de los impuestos, anticipos, retenciones y sanciones que se pretenden adicionar a la liquidación privada. Eso significa que la DIAN no puede llegar con una liquidación que incluya puntos que no mencionó en el requerimiento: lo que no está en el requerimiento no puede entrar en la liquidación de revisión (C. de Estado, Secc. 4ª, exp. 16534).

Antes de redactar una sola palabra de la respuesta, conviene leer el requerimiento de punta a punta y hacer una matriz de sus componentes. Estos son los elementos que debe identificar:

Una distinción que genera confusión: el requerimiento especial (ET art. 703) aplica a quienes sí declararon. No debe confundirse con la liquidación de aforo (ET art. 717), que es la herramienta de la DIAN para los contribuyentes que nunca presentaron la declaración. El procedimiento, los plazos y la defensa son distintos en cada caso. Si usted declaró, el camino es el requerimiento especial y la liquidación de revisión. Si no declaró, el camino pasa primero por el emplazamiento del artículo 715.

La etapa más importante

La respuesta al requerimiento: tres meses para construir su defensa

El artículo 707 del Estatuto Tributario establece que el contribuyente tiene tres meses desde la notificación del requerimiento especial para formular por escrito sus objeciones, solicitar pruebas, subsanar las omisiones que permita la ley, pedir a la DIAN que practique inspecciones tributarias o contables, y en general dar respuesta al requerimiento. Ese plazo es perentorio. No admite prórroga ordinaria por parte del contribuyente, aunque la DIAN puede ampliar el requerimiento durante ese periodo si lo considera necesario.

La respuesta al requerimiento es la actuación más importante de todo el proceso. Es la única oportunidad formal para presentar pruebas, plantear excepciones, corregir omisiones y construir el expediente que más tarde servirá de base en la etapa de reconsideración o ante la jurisdicción contencioso-administrativa. Lo que no se dice en la respuesta al requerimiento es difícil de introducir después: el artículo 723 del ET dispone que en la etapa de reconsideración el recurrente no puede objetar los hechos que aceptó expresamente en la respuesta al requerimiento.

¿Qué debe incluir la respuesta? No existe un formato oficial obligatorio, pero una respuesta bien estructurada aborda cada glosa por separado y contiene, como mínimo, estos elementos:

• Identificación precisa del acto que se responde: número del requerimiento, fecha de notificación, periodo fiscal y NIT del contribuyente.
• Respuesta glosa por glosa. Para cada cuestionamiento: la posición del contribuyente (rechazo total, rechazo parcial o aceptación), la explicación económica de la operación, los soportes documentales y la norma que ampara la posición adoptada.
• Soportes documentales ordenados e indexados. Facturas, contratos, extractos bancarios, certificados de retención en la fuente, comprobantes de pago, declaraciones de otros periodos que expliquen la operación, y cualquier documento que desvirtúe el cuestionamiento de la DIAN.
• La norma que sustenta cada argumento. La DIAN no solo quiere explicaciones económicas; quiere ver la disposición legal, el concepto o la jurisprudencia que justifica el tratamiento tributario que usted le dio a la operación.
• Solicitud de pruebas, si es procedente. Si necesita que la DIAN practique una inspección tributaria o contable, o que solicite documentos a terceros, este es el momento para pedirlo. Solicitar pruebas activa ciertas suspensiones del plazo de la DIAN (art. 710).
• Corrección de la declaración, si corresponde. En algunos casos conviene corregir voluntariamente la declaración durante la etapa de respuesta, especialmente cuando hay errores menores cuya corrección reduce las sanciones. Esa decisión requiere calcular previamente el impacto en sanciones e intereses.

Una respuesta parcial es mejor que no responder. Si el plazo está por vencer y la documentación no está completa, es preferible entregar la respuesta con lo que se tiene, dejar constancia de los argumentos principales y de los soportes disponibles, y si es posible, solicitar la práctica de inspecciones o pruebas adicionales que extienden el plazo de la DIAN. El silencio total equivale a cerrar la puerta antes de tiempo.

Sobre la aceptación parcial del ajuste propuesto: si después de revisar la situación concluye que algunas glosas tienen razón y otras no, puede aceptar las primeras y controvertir las segundas. La aceptación parcial puede reducir sanciones si va acompañada de una corrección oportuna de la declaración. En cambio, si acepta un punto en la respuesta al requerimiento, no podrá objetarlo en la reconsideración (ET art. 723). Esa decisión debe tomarse con asesoría tributaria, analizando el costo de la sanción por inexactitud frente al costo de litigar.

Lo que agrava el caso

Los cinco errores que convierten un requerimiento en una deuda mayor

El proceso de revisión de la DIAN ofrece varias etapas de defensa. Lo que diferencia a un contribuyente que sale bien librado de uno que termina pagando más de lo que debería no siempre son los hechos sustanciales: con frecuencia son errores procedimentales que cierran puertas, crean compromisos no deseados o dejan el expediente sin soporte. Estos son los cinco más frecuentes:

Hay un sexto comportamiento que, sin ser técnicamente un error procedimental, suele agravar las cosas: involucrar al contador sin un criterio jurídico claro. El contador es esencial para organizar los soportes contables y explicar las operaciones, pero la respuesta a un requerimiento especial es un acto jurídico que requiere conocimiento del procedimiento tributario, de las causales de sanción y de los plazos procesales. Cuando el contador y el abogado tributarista trabajan juntos con una estrategia compartida, el expediente resulta mucho más sólido.

La decisión estratégica

Cuándo conviene aceptar el ajuste propuesto y cuándo vale la pena litigar

Una de las decisiones más importantes del proceso no es técnica sino estratégica: ¿cuánto cuesta litigar frente a cuánto cuesta ceder? Esa pregunta no tiene una respuesta universal, pero sí tiene variables concretas que conviene calcular antes de tomar la decisión.

El análisis empieza por el monto en discusión. Si la glosa involucra un ajuste de cinco millones de pesos con sanción por inexactitud incluida, el costo de una asesoría tributaria calificada para litigar hasta la jurisdicción contencioso-administrativa puede superar ampliamente ese valor. Si el ajuste propuesto es de quinientos millones con sanciones que se acumulan mes a mes con intereses de mora, el análisis cambia completamente.

Las reducciones de sanción por aceptación oportuna. El Estatuto Tributario prevé reducciones en la sanción por inexactitud cuando el contribuyente corrige y acepta el mayor impuesto en etapas tempranas del proceso. Aceptar en la etapa del requerimiento especial y corregir la declaración puede significar una sanción menor que la que tendría si espera la liquidación oficial. Esa diferencia debe calcularse antes de decidir, no después de que la liquidación quede en firme.

La solidez de los soportes. Si la DIAN está cuestionando una operación que usted realizó, que fue real, que tiene factura, contrato, pago verificable y explicación económica coherente, la decisión de controvertir tiene base. Si la operación fue cuestionable desde el inicio, si los soportes están incompletos o si los hechos declarados son difíciles de explicar con coherencia, la aceptación parcial y la corrección oportuna suelen ser la salida más ordenada.

El riesgo de que el proceso escale. Una liquidación oficial de revisión (ET art. 710) que no se impugna oportunamente queda ejecutoriada. Una vez ejecutoriada, la DIAN puede cobrarla por la vía coactiva (ET art. 828) mediante embargo de cuentas, retención de devoluciones e ingresos y otras medidas administrativas. Ese cobro es rápido y no espera decisiones judiciales. Anticipar ese escenario es parte del análisis de riesgo.

Sobre la vía contencioso-administrativa: el artículo 720 del ET establece una ruta alternativa para ciertos contribuyentes que hayan dado respuesta de fondo al requerimiento y hayan corregido la declaración o liquidado el mayor impuesto propuesto. Esa ruta permite acudir directamente a la jurisdicción contencioso-administrativa dentro de los cuatro meses siguientes a la notificación de la liquidación oficial, sin necesidad de agotar el recurso de reconsideración. Es una opción que conviene evaluar con un abogado tributarista cuando el proceso ya ha superado la etapa de requerimiento y la posición jurídica está bien documentada.

Herramientas prácticas

Tabla de etapas y checklist de documentos para responder el requerimiento

La siguiente tabla resume las etapas del proceso de revisión tributaria, el plazo de cada una, lo que puede hacer el contribuyente y las consecuencias de no actuar. Úsela como referencia rápida para ubicar en qué punto del proceso se encuentra y qué sigue:

A continuación, un checklist de los diez documentos que debe reunir antes de redactar la respuesta al requerimiento especial. Cada punto se puede marcar a medida que lo reúne:

• Declaración tributaria cuestionada con su número de presentación, fecha y recibo de pago correspondiente.
• Correcciones previas a la declaración cuestionada, si las hubo, con sus fechas y justificaciones.
• Facturas electrónicas y soportes de las operaciones gloseadas, organizados por glosa y periodo.
• Contratos y órdenes de servicio relacionados con los costos, deducciones o ingresos cuestionados.
• Extractos bancarios y comprobantes de pago que demuestren el flujo real de la operación.
• Certificados de retención en la fuente practicados o recibidos en el periodo revisado.
• Libros de contabilidad o estados financieros del periodo en que se realizaron las operaciones cuestionadas.
• Conciliación fiscal entre el resultado contable y la declaración tributaria.
• Conceptos tributarios, resoluciones DIAN o jurisprudencia que sustenten el tratamiento que usted le dio a las operaciones.
• Copia del propio requerimiento especial con la fecha de notificación y el número de radicado, para tener el plazo exacto y el marco de referencia de la respuesta.