Resolução de Controvérsias

Receber um requerimiento especial da DIAN não equivale a receber uma sanção. É uma notificação formal na qual a autoridade tributária anuncia que tem dúvidas sobre a sua declaração e lhe oferece a oportunidade de explicá-las, corrigi-las ou rebatê-las antes de emitir uma liquidação oficial. O que você fizer dentro desse prazo determina se o caso se encerra nesta etapa ou escala para consequências mais custosas.

A diferença entre um contribuinte que responde bem e outro que responde mal nem sempre está em ter ou não razão. Com frequência está em ter entendido o processo, em ter preparado a resposta com ordem e argumento jurídico e em ter agido dentro do tempo que a lei lhe concede. Uma resposta parcial, imperfeita mas entregue a tempo, costuma ser muito melhor do que o silêncio. O silêncio fecha portas.

Este guia explica o que é o requerimiento especial, como ele se articula dentro do processo de revisão da DIAN, como a resposta deve ser preparada, que erros agravam o caso e quando convém negociar em vez de litigar. Tudo com base no Estatuto Tributario colombiano e na norma que rege cada etapa.

O mapa do processo

A linha do tempo do processo da DIAN: do primeiro sinal à cobrança

O procedimento de determinação oficial não começa com o requerimiento especial. Para os contribuintes que de fato apresentaram declaração, o ponto de partida é uma discrepância que a DIAN detecta entre o declarado e a informação que tem em seus sistemas: cruzamentos com terceiros, inconsistências no faturamento eletrônico, diferenças entre as declarações de renda e de IVA, ou informação reportada por bancos, fornecedores ou clientes. Antes de atuar formalmente, a DIAN costuma requerer informação ou fazer visitas de verificação. O caminho formal, no entanto, segue uma sequência precisa.

Para os contribuintes que no apresentaram declaração estando obrigados, o caminho é distinto: começa com um emplazamiento para declarar (ET art. 715), que dá um mês para cumprir essa obrigação. Se você não declarar nesse mês, a DIAN aplica sanção por não declarar (ET art. 716) e pode proferir uma liquidación de aforo (ET art. 717). Essa rota, embora relacionada, é diferente do processo de revisão de uma declaração já apresentada. Este guia concentra-se nesta segunda hipótese: a de quem declarou e recebe um requerimiento especial.

Um aspecto que muitos contribuintes desconhecem: o prazo de seis meses que a DIAN tem para notificar a liquidação oficial de revisão (ET art. 710) pode ficar suspenso. Suspende-se por três meses quando se realiza inspeção tributária, pelo tempo que durar a inspeção contábil se o contribuinte a solicitar, ou por dois meses adicionais quando o pedido de provas envolve documentos que não constam dos autos. Essas suspensões alongam o período em que a DIAN pode atuar, razão pela qual convém manter o controle preciso de cada marco do processo desde o início.

Ler antes de responder

Como ler um requerimiento especial: partes, glosas e o que significa cada termo

O requerimiento especial (a intimação prévia da DIAN; não é um requerimento apresentado pelo contribuinte) é um ato administrativo formal. O artigo 703 do Estatuto Tributario (ET, o código tributário colombiano) estabelece que deve conter todos os pontos que a DIAN se propõe a modificar, com explicação das razões em que se fundamenta. O artigo 704 complementa que deve incluir a quantificação dos impostos, antecipações, retenções e sanções que se pretende acrescentar à liquidação privada (a declaração apresentada pelo próprio contribuinte). Isso significa que a DIAN não pode chegar com uma liquidação que inclua pontos que não mencionou no requerimiento: o que não está no requerimiento não pode entrar na liquidação de revisão (C. de Estado, Secc. 4ª, exp. 16534).

Antes de redigir uma única palavra da resposta, convém ler o requerimiento de ponta a ponta e montar uma matriz de seus componentes. Estes são os elementos que você deve identificar:

Uma distinção que gera confusão: o requerimiento especial (ET art. 703) aplica-se a quem de fato declarou. Não deve ser confundido com a liquidación de aforo (ET art. 717), que é o instrumento da DIAN para os contribuintes que nunca apresentaram a declaração. O procedimento, os prazos e a defesa são distintos em cada caso. Se você declarou, o caminho é o requerimiento especial e a liquidação de revisão. Se não declarou, o caminho passa primeiro pelo emplazamiento do artigo 715.

A fase mais importante

A resposta ao requerimiento: três meses para construir a sua defesa

O artigo 707 do Estatuto Tributario estabelece que o contribuinte tem três meses desde a notificação do requerimiento especial para formular por escrito suas objeções, requerer provas, sanar as omissões que a lei permitir, pedir à DIAN que realize inspeções tributárias ou contábeis e, em geral, responder ao requerimiento. Esse prazo é peremptório. Não admite prorrogação ordinária por parte do contribuinte, embora a DIAN possa ampliar o requerimiento durante esse período se considerar necessário.

A resposta ao requerimiento é a atuação mais importante de todo o processo. É a única oportunidade formal para apresentar provas, suscitar exceções, corrigir omissões e construir o processo que mais tarde servirá de base na fase de reconsideração (o recurso administrativo perante a própria DIAN) ou perante a jurisdição contencioso-administrativa. O que não se diz na resposta ao requerimiento é difícil de introduzir depois: o artigo 723 do ET dispõe que, na fase de reconsideração, o recorrente não pode objetar os fatos que aceitou expressamente na resposta ao requerimiento.

O que a resposta deve incluir? Não existe um formato oficial obrigatório, mas uma resposta bem estruturada trata cada glosa separadamente e contém, no mínimo, estes elementos:

• Identificação precisa do ato que se responde: número do requerimiento, data de notificação, período fiscal e NIT do contribuinte.
• Resposta glosa por glosa. Para cada questionamento: a posição do contribuinte (rejeição total, rejeição parcial ou aceitação), a explicação econômica da operação, os comprovantes documentais e a norma que ampara a posição adotada.
• Comprovantes documentais ordenados e indexados. Faturas, contratos, extratos bancários, certificados de retenção na fonte, comprovantes de pagamento, declarações de outros períodos que expliquem a operação e qualquer documento que desconstitua o questionamento da DIAN.
• A norma que sustenta cada argumento. A DIAN não quer apenas explicações econômicas; quer ver o dispositivo legal, o concepto (parecer oficial da DIAN) ou a jurisprudência que justifica o tratamento tributário que você deu à operação.
• Pedido de provas, se cabível. Se você precisa que a DIAN realize uma inspeção tributária ou contábil, ou que solicite documentos a terceiros, este é o momento de pedir. Requerer provas ativa certas suspensões do prazo da DIAN (art. 710).
• Correção da declaração, se for o caso. Em alguns casos convém corrigir voluntariamente a declaração durante a fase de resposta, especialmente quando há erros menores cuja correção reduz as sanções. Essa decisão exige calcular previamente o impacto em sanções e juros.

Uma resposta parcial é melhor do que não responder. Se o prazo está por vencer e a documentação não está completa, é preferível entregar a resposta com o que se tem, registrar os argumentos principais e os comprovantes disponíveis e, se possível, requerer a realização de inspeções ou provas adicionais que ampliam o prazo da DIAN. O silêncio total equivale a fechar a porta antes da hora.

Sobre a aceitação parcial do ajuste proposto: se, depois de revisar a situação, você concluir que algumas glosas têm razão e outras não, pode aceitar as primeiras e contestar as segundas. A aceitação parcial pode reduzir sanções se vier acompanhada de uma correção oportuna da declaração. Em contrapartida, se você aceitar um ponto na resposta ao requerimiento, não poderá objetá-lo na reconsideração (ET art. 723). Essa decisão deve ser tomada com assessoria tributária, analisando o custo da sanção por inexatidão frente ao custo de litigar.

O que agrava o caso

Os cinco erros que transformam um requerimiento em uma dívida maior

O processo de revisão da DIAN oferece várias fases de defesa. O que diferencia um contribuinte que sai bem de outro que acaba pagando mais do que deveria nem sempre são os fatos substanciais: com frequência são erros procedimentais que fecham portas, criam compromissos indesejados ou deixam o processo sem lastro probatório. Estes são os cinco mais frequentes:

Há um sexto comportamento que, sem ser tecnicamente um erro procedimental, costuma agravar as coisas: envolver o contador sem um critério jurídico claro. O contador é essencial para organizar os comprovantes contábeis e explicar as operações, mas a resposta a um requerimiento especial é um ato jurídico que exige conhecimento do procedimento tributário, das hipóteses de sanção e dos prazos processuais. Quando o contador e o advogado tributarista trabalham juntos com uma estratégia compartilhada, o processo fica muito mais sólido.

A decisão estratégica

Quando convém aceitar o ajuste proposto e quando vale a pena litigar

Uma das decisões mais importantes do processo não é técnica, e sim estratégica: quanto custa litigar frente a quanto custa ceder? Essa pergunta não tem uma resposta universal, mas tem variáveis concretas que convém calcular antes de decidir.

A análise começa pelo valor em discussão. Se a glosa envolve um ajuste de cinco milhões de pesos com sanção por inexatidão incluída, o custo de uma assessoria tributária qualificada para litigar até a jurisdição contencioso-administrativa pode superar amplamente esse valor. Se o ajuste proposto é de quinhentos milhões com sanções que se acumulam mês a mês com juros de mora, a análise muda completamente.

As reduções de sanção por aceitação oportuna. O Estatuto Tributario prevê reduções na sanção por inexatidão quando o contribuinte corrige e aceita o imposto maior em fases iniciais do processo. Aceitar na fase do requerimiento especial e corrigir a declaração pode significar uma sanção menor do que a que teria se esperar a liquidação oficial. Essa diferença deve ser calculada antes de decidir, não depois de a liquidação se tornar definitiva.

A solidez dos comprovantes. Se a DIAN está questionando uma operação que você realizou, que foi real, que tem fatura, contrato, pagamento verificável e explicação econômica coerente, a decisão de contestar tem base. Se a operação foi questionável desde o início, se os comprovantes estão incompletos ou se os fatos declarados são difíceis de explicar com coerência, a aceitação parcial e a correção oportuna costumam ser a saída mais ordenada.

O risco de o processo escalar. Uma liquidação oficial de revisão (ET art. 710) que não é impugnada a tempo torna-se definitiva. Uma vez definitiva, a DIAN pode cobrá-la pela via coativa (ET art. 828) mediante penhora de contas, retenção de restituições e de rendimentos e outras medidas administrativas. Essa cobrança é rápida e não espera decisões judiciais. Antecipar esse cenário faz parte da análise de risco.

Sobre a via contencioso-administrativa: o artigo 720 do ET estabelece uma via alternativa para certos contribuintes que tenham respondido ao mérito do requerimiento e tenham corrigido a declaração ou apurado o maior imposto proposto. Essa via permite recorrer diretamente à jurisdição contencioso-administrativa dentro dos quatro meses seguintes à notificação da liquidação oficial, sem necessidade de esgotar o recurso de reconsideração. É uma opção que convém avaliar com um advogado tributarista quando o processo já superou a fase do requerimiento e a posição jurídica está bem documentada.

Ferramentas práticas

Tabela de fases e checklist de documentos para responder ao requerimiento

A tabela a seguir resume as fases do processo de revisão tributária, o prazo de cada uma, o que o contribuinte pode fazer e as consequências de não agir. Use-a como referência rápida para localizar em que ponto do processo você está e o que vem depois:

A seguir, um checklist dos dez documentos que você deve reunir antes de redigir a resposta ao requerimiento especial. Cada item pode ser marcado à medida que você o reúne:

• Declaração tributária questionada com o seu número de apresentação, data e recibo de pagamento correspondente.
• Correções prévias à declaração questionada, se houve, com suas datas e justificativas.
• Faturas eletrônicas e comprovantes das operações glosadas, organizados por glosa e período.
• Contratos e ordens de serviço relacionados aos custos, deduções ou receitas questionados.
• Extratos bancários e comprovantes de pagamento que demonstrem o fluxo real da operação.
• Certificados de retenção na fonte praticados ou recebidos no período revisado.
• Livros contábeis ou demonstrações financeiras do período em que foram realizadas as operações questionadas.
• Conciliação fiscal entre o resultado contábil e a declaração tributária.
• Conceptos tributarios, resoluções da DIAN ou jurisprudência que sustentem o tratamento que você deu às operações.
• Cópia do próprio requerimiento especial com a data de notificação e o número de protocolo, para ter o prazo exato e o marco de referência da resposta.